10 wskazówek jak przygotować się na Black Friday

Przygotuj infrastrukturę techniczną

Jednym z najważniejszych aspektów przygotowań do Black Friday jest solidna infrastruktura techniczna sklepu internetowego. W dniu, kiedy ruch na stronie może wzrosnąć bardzo gwałtownie, nieprzygotowana infrastruktura to prosta droga do katastrofy. Profesjonalna diagnostyka i monitorowanie strony są kluczowe dla szybkiego rozwiązywania problemów, które nieuchronnie pojawią się w tak intensywnym okresie. To inwestycja, która zwraca się nie tylko poprzez uniknięcie potencjalnych strat, ale również poprzez zwiększenie satysfakcji klienta, który dzięki płynnemu działaniu strony jest bardziej skłonny do dokonania zakupu.

<blue_square>Przykład<blue_square>Znamienny wydaje się być przykład naszego partnera, dużej firmy produkującej odzież sportową. W efekcie gwałtownego wzrostu sprzedaży wywołanej promocjami Black Friday, ilość zamówień przekroczyła możliwości API platformy sklepowej, która nie była przygotowana do tak intensywnej synchronizacji stanów magazynowych w trybie real-time. W efekcie niewydolności platformy sprzedażowej działalność sklepu musiała zostać tymczasowo zawieszona.

<blue_square>Wskazówka<blue_square>Przeprowadź testy swojej infrastruktury technicznej już na kilka tygodni przed kluczowym okresem sprzedaży. Znajdź wszystkie potencjalne słabe punkty. Zainwestuj w doświadczonych specjalistów od zarządzania infrastrukturą, którzy mogą nie tylko pomóc w przygotowaniu, ale również skutecznie zarządzać nią w dniu wydarzenia. Najczęściej pojawiającym się słabym punktem jest niewydolność platformy sprzedażowej. W przypadku braku kompetencji wewnątrz zespołu zatrudnij osoby wyspecjalizowane w rozwiązywaniu błędów na platformie, na której sprzedajesz.

Wprowadź kluczowe zmiany odpowiednio wcześniej

Jednym z największych błędów, które przedsiębiorcy e-commerce mogą popełnić w przededniu Black Friday, jest wprowadzanie kluczowych zmian w infrastrukturze lub konfiguracji sklepu online. Dlatego niezmiernie ważne jest, by wszelkie kluczowe zmiany w infrastrukturze lub konfiguracji wprowadzać odpowiednio wcześniej. Robienie tego tuż przed pikiem zleceń może okazać się negatywne w skutkach. Twoi klienci oczekują niezawodności – nie zawiedź ich w najważniejszym okresie handlowym roku.

<blue_square>Przykład<blue_square>Idealnym przykładem potwierdzającym konieczność wprowadzenia kluczowych zmian wcześniej jest sytuacja firmy prowadzącej działalność związaną ze sprzedażą kursów online. W odpowiedzi na rosnące zainteresowanie sklep zdecydował się na promocję webinaru. W chwili gdy sklep internetowy miał najwięcej odwiedzających, zakupy okazały się niemożliwe. Wina leżała po stronie serwerów, które nie były wcześniej przygotowane na tak dużą ilość kliknięć na sekundę.

<blue_square>Wskazówka<blue_square>Jeżeli planujesz duże promocje, takie jak na Black Friday, unikaj wprowadzania radykalnych zmian tuż przed ich rozpoczęciem. Zmiany najlepiej wprowadzać w godzinach, gdy ruch na stronie jest mniejszy, na przykład późnym wieczorem. Upewnij się, że masz co najmniej 3 dni na weryfikację, czy wprowadzone wcześniej synchronizacje działają bez zakłóceń.

Wprowadź automatyzacje procesów

Automatyzacja w świecie e-commerce jest kluczem do skutecznej obsługi dużych wolumenów zamówień, zwłaszcza podczas tak intensywnych dni sprzedażowych jak Black Friday. Ma zastosowanie na każdym etapie – od procesu produkcyjnego i pakowania, przez procesy biurowe, aż po obsługę klienta i wysłanie towaru.

Poprzez automatyzację procesu pakowania możesz przyspieszyć sortowanie produktów, etykietowanie i przygotowywanie zamówień do wysyłki, co drastycznie zmniejszy błędy i czas realizacji zamówienia.

Jeśli chodzi o procesy biurowe, automatyczne systemy do zarządzania relacjami z klientami (CRM) i zarządzanie zamówieniami (OMS) mogą wykonać za Ciebie wiele pracy, od segregacji informacji o klientach po automatyczne generowanie faktur.

Warto zautomatyzować również proces wystawiania produktów na różnych platformach. Użycie narzędzi do zarządzania treścią i feedami produktowymi pozwoli na jednolite i skonsolidowane prezentowanie oferty.

<big_blue_square>Skuteczna automatyzacja procesów w e-commerce nie tylko optymalizuje działania na różnych płaszczyznach, ale również przynosi wymierne korzyści dla przedsiębiorstwa. Dzięki niej można znacząco skrócić czas realizacji zamówień – zazwyczaj z 24 godzin aż do zaledwie 30 minut. Co więcej, odpowiednio skonfigurowane systemy potrafią wyeliminować do 90% pomyłek przy kompletowaniu i pakowaniu produktów, co przekłada się na zadowolenie klientów i mniejszą liczbę reklamacji.<big_blue_square>

Zastosowanie zaawansowanych systemów pozwala również znacząco zredukować liczbę etatów zaangażowanych w wykonywanie powtarzalnych zadań. Dzięki temu zasoby ludzkie mogą być przesunięte do bardziej złożonych i kreatywnych działań, sprzyjających rozwijaniu biznesu. Ostatecznie, automatyzacja umożliwia skalowanie przedsiębiorstwa bez konieczności zatrudniania większej liczby osób, co jest korzystne zarówno z perspektywy kosztowej, jak i organizacyjnej.

<blue_square>Przykład<blue_square>Interesujący może być przykład firmy, która ręcznie generowała etykiety, listy przewozowe i wystawiała dokumenty handlowe manualnie. W czasie Black Friday gdy sprzedaż skoczyła kilkukrotnie, w obsługę tych procesów trzeba było zaangażować wszystkich pracowników. W wyniku tych decyzji jakość obsługi klienta znacznie się pogorszyła. Zespół nie reagował na zapytania mailowe ani telefoniczne, co bezpośrednio wpłynęło na spadek sprzedaży.

<blue_square>Wskazówka<blue_square>Przed Black Friday zautomatyzuj najważniejsze procesy - automatyczne generowanie etykiet, listów przewozowych i wystawianie dokumentów handlowych to podstawa. Zaoszczędzisz czas wielu osób, które będą mogły zająć się np. obsługą klienta, która jest szczególnie istotna w tym okresie. Jeśli masz system ERP, możesz wykorzystać dostępne integracje, które z łatwością zautomatyzują te procesy.

Zadbaj o częstą synchronizację stanów magazynowych

Podczas gorączki zakupów Black Friday, jednym z kluczowych aspektów, który może decydować o sukcesie lub porażce Twojego sklepu e-commerce, jest aktualność danych na temat dostępności produktów. Większość systemów magazynowych synchronizuje stany co 8 godzin, co w dni tak intensywne jak Black Friday może prowadzić do poważnych rozbieżności pomiędzy faktycznym stanem magazynowym a tym, co widzą klienci. Dlatego zdecydowanie warto zainwestować w narzędzia, które umożliwiają znacznie szybszą aktualizację danych.

<blue_square>Przykład<blue_square>Cennym przykładem może być firma sprzedająca oczyszczacze powietrza, która wprowadziła akcję promocyjną odbywającą się zarówno w kanałach sprzedaży offline jak i online. Ich stany magazynowe były aktualizowane ręcznie. W piątek, przed samym zamknięciem sklepu, duży klient biznesowy kupił 200 sztuk stacjonarnie i żaden z pracowników nie zaktualizował stanu produktów na magazynie. Spowodowało to sprzedaż online 60 sztuk przez weekend, których w rzeczywistości nie było. W efekcie trzeba było wykonać kilkadziesiąt telefonów do klientów z przeprosinami, że nie otrzymają zamówionych produktów. 

<blue_square>Wskazówka<blue_square>Zadbaj o synchronizację stanów zarówno z kanału sprzedaży offline jak i online w jednym miejscu. Jeśli posiadasz system ERP, konieczne będzie skorzystanie z integratora, który przekaże stany magazynowe z ERP-a, do marketplace’u, sklepu online lub systemu OMS. Ważne jest, abyś posiadał jeden magazyn główny, gdzie sprzedaż z kilku kanałów będzie na bieżąco aktualizowana.

Zapewnij dostępność produktów

Black Friday to dzień, który dla wielu sprzedawców jest szczytem sezonu zakupowego - brak towaru w magazynie może być nie tylko rozczarowujący, ale i kosztowny. Zanim nadejdzie dzień sprzedaży, konieczne jest dokładne przeanalizowanie stanów magazynowych oraz prognozowanie popytu na poszczególne produkty. Optymalizacja łańcucha dostaw i ścisła współpraca z dostawcami to kluczowe elementy, które zapewnią, że twój sklep będzie mógł sprostać zwiększonemu popytowi. Jeśli to możliwe, zorganizuj dodatkowe zamówienia i zabezpiecz alternatywne kanały dostawy.

<blue_square>Przykład<blue_square>Dla zobrazowania faktu, jak ważne jest prawidłowe zatowarowanie sklepu na wysoki sezon, jest przykład klienta, który postanowił złożyć zamówienia na grille u dostawcy z Chin z końcem kwietnia. Opóźnienia w dostawach produktów sprawiły, że musiał on czekać na realizację swojego zamówienia, a sezon grillowy dobiegł końca. Towar zalegał na magazynie do kolejnego roku.

<blue_square>Wskazówka<blue_square>Planuj sezon, także przed Black Friday, z dużym wyprzedzeniem. Składaj zamówienia na produkty 2-3 miesiące wcześniej. Jeżeli korzystasz z dostawców z zagranicy, takich jak Chiny, uwzględnij także potencjalne opóźnienia. Możesz rozważyć współpracę z lokalnymi dostawcami, ale to na pewno wpłynie na wyższą cena produktu. Jeśli masz system ERP, skorzystaj z dostępnych integracji do zarządzania zapasami i zamówieniami, aby cały proces przebiegł szybko i sprawnie.

Zaplanuj promocję i przemyśl strategię

Kluczem do sukcesu w okresie Black Friday jest skrupulatne przemyślenie i zaplanowanie strategii promocyjnej. Przede wszystkim, zidentyfikuj produkty, które chcesz objąć promocją. Najlepiej zrobić to z dużym wyprzedzeniem, aby móc przeprowadzić pełną weryfikację. Upewnij się, że ceny zostały zmienione zgodnie z planem i zgłoszone do wyróżnienia na Twoich platformach aukcyjnych i handlowych. 

<blue_square>Przykład<blue_square>Warto zwrócić uwagę na historię firmy z branży elektronicznej, która przygotowała dużą listę produktów do promocji na Black Friday. Niestety, golarki elektryczne od jednego z producentów, znalazły się na końcu tej listy i na ostatnią chwilę nie wystarczyło czasu na odpowiednie przygotowanie oferty. W efekcie konkurencyjne firmy wyprzedały wszystkie swoje golarki tego producenta, a nasz klient stracił szansę na sprzedaż tego produktu.

<blue_square>Wskazówka<blue_square>Aby uniknąć takiej sytuacji, przygotuj listę produktów do promocji odpowiednio wcześniej. Upewnij się, że wszystkie punkty z Twojego planu promocji są właściwie wprowadzone we wszystkich kanałach sprzedaży. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której ważne produkty zostają zaniedbane, a szansa na ich sprzedaż jest tracona.

Przeanalizuj koszty promocji

Przygotowując się do Black Friday, łatwo ulec pokusie drastycznego obniżania cen w nadziei na przyciągnięcie tłumów klientów. Oczywiście, promocje są znakomitym sposobem na zwiększenie sprzedaży, ale warto pamiętać, że nie każda obniżka jest inwestycją, która się opłaca. Zanim zdecydujesz się na konkretną strategię cenową, dokładnie przeanalizuj wszystkie koszty związane z oferowaną promocją. Weź pod uwagę nie tylko koszty zakupu produktu od dostawcy, ale również koszty logistyczne, magazynowe oraz związane z marketingiem. Ustal, jaki wpływ promocja będzie miała na Twoje marże i czy rzeczywiście przyniesie oczekiwany zwrot z inwestycji.

<blue_square>Przykład<blue_square>Szczególnie przekonujący może być przykład klienta, który postanowił wypromować 250 ofert z wyciskarkami do owoców, ustawiając cenę za promocję na 25 zł za 10 dni. Niestety, zapomniał wyłączyć opcji promocji o jeden dzień, co skutkowało podwojeniem kosztów. Co więcej, mimo sporej liczby kliknięć - 50 na każdej ofercie - nie udało się zrealizować żadnej sprzedaży. Efektem były wyższe wydatki i brak zwrotu z inwestycji.

<blue_square>Wskazówka<blue_square>Allegro oferuje wiele płatnych opcji promowania ofert, takich jak podświetlenie czy specjalne miejsce w wynikach wyszukiwania. Zanim jednak zainwestujesz w takie rozwiązania, dokładnie przenalizuj konwersje i efektywność reklam. Ustal, które opcje są najbardziej odpowiednie dla Twojego rodzaju biznesu. Wykorzystaj narzędzia do monitorowania efektywności reklam, jeżeli to konieczne wyłącz nieefektywne promocje. 

Uważaj, aby promocje i rabaty się nie nakładały

Jeśli prowadzisz sprzedaż wielokanałową i przygotowujesz się na Black Friday, istotne jest, by zachować spójność w oferowanych promocjach na wszystkich tych kanałach. Jeśli rabaty i promocje będą się nakładać, klienci mogą skorzystać z nich jednocześnie, drastycznie obniżając Twoje marże. Przy planowaniu promocji pamiętaj, aby dokładnie przemyśleć strategię dla każdego kanału i upewnić się, że oferty są jasno sformułowane i nie prowadzą do powielania rabatów. 

<blue_square>Przykład<blue_square>Warto wspomnieć tu historię klienta, który podczas Black Friday zorganizował promocję, oferując 30% zniżki na wybrane produkty. Dotychczasowo do swoich stałych klientów wysłał kupony rabatowe również o wartości 30%. W efekcie tych działań, podczas trwania promocji, część klientów korzystała zarówno z promocji, jak i z kuponów, co znacznie obniżało marżę na produktach.

<blue_square>Wskazówka<blue_square>Jeśli planujesz promocję na Black Friday na określone produkty, upewnij się, że wyłączysz je z możliwości korzystania z dodatkowych kuponów rabatowych. To pozwoli Ci utrzymać zdrową marżę i uniknąć konfliktów cenowych, które mogą wpłynąć na rentowność działalności. 

Przygotuj zespół na kontakt z klientami

W okresie Black Friday, komunikacja z klientami to kolejny kluczowy element sukcesu. Wszyscy pracownicy obsługi klienta muszą być na bieżąco z aktualnymi promocjami, warunkami dostaw i najczęściej zadawanymi pytaniami, aby móc szybko i efektywnie odpowiadać na zapytania klientów. W tych gorących chwilach zakupowego szału warto zadbać o poprawne ustawienie autoresponderów w mailach i na czatach, które będą informować klientów o przewidywanym czasie odpowiedzi, czy też dostarczą podstawowych informacji. Liczba połączeń telefonicznych również może gwałtownie wzrosnąć. Upewnij się, że masz wystarczającą liczbę pracowników do odbierania połączeń i czy są właściwie przeszkoleni.

<blue_square>Przykład<blue_square>Ciekawym przypadkiem może być historia klienta, który wdrożył system autorespondera, automatycznie wysyłając e-maile do użytkowników w przypadku dokonania zakupu. Jednak zdarzyły się błędy w konfiguracji, w wyniku których konsumenci otrzymywali maila o nieopłaconym zamówieniu. Klient nie miał jednak wystarczającej liczby osób do odpowiadania na telefony dotyczące tej pomyłki, co przełożyło się na negatywne komentarze.

<blue_square>Wskazówka<blue_square>Upewnij się, że Twoje autorespondery działają poprawnie. Przeszkolenie pracowników obsługi klienta również może przynieść znaczne korzyści. Dobrze przygotowany personel infolinii może zwiększyć sprzedaż nawet o 10-15%, zwłaszcza wśród starszej grupy klientów.

Wykorzystaj autorepricer do automatycznego dostosowywania cen

Jeśli sprzedajesz wiele produktów, ręczna zmiana cen może być żmudna i podatna na błędy. Rozwiązaniem tego problemu jest użycie autorepricera. To narzędzie automatycznie obniża ceny Twoich produktów na czas trwania promocji, a po jej zakończeniu przywraca je do poziomu sprzed Black Friday. Dzięki tej automatyzacji wyeliminujesz ryzyko błędów ludzkich, takich jak nieprawidłowe obniżenie cen czy ich nieodwrócenie ich po zakończeniu promocji. Wszystko będzie odbywać się znacznie szybciej. To nie tylko oszczędzi czas, ale także pozwoli pracownikom skupić się na innych zadaniach. 

<blue_square>Przykład<blue_square>Istotnym przykładem może być firma, która doświadczyła wielu problemów po niewłaściwym zaktualizowaniu cen. Z powodu braku odpowiedniego pliku, ceny musiały być ustawiane ręcznie, co było bardzo czasochłonne. W tym samym czasie konkurencja, korzystająca z zautomatyzowanych systemów, zwiększyła swoją sprzedaż, oszczędzając przy tym wiele czasu.

<blue_square>Wskazówka<blue_square>W branży często występują zmiany cen, szczególnie jeśli jesteś oficjalnym dystrybutorem. Dostawcy zwykle wysyłają preferowane cenniki z widełkami cenowymi, których przekroczenie może skutkować karami. Jeżeli masz system ERP, możesz skorzystać z dostępnych integracji, które umożliwiają automatyczne dostosowywanie cen. 

Podsumowanie

Black Friday to wydarzenie, które stanowi szczytowy moment w kalendarzu e-commerce, oferując jednocześnie ogromne możliwości zysków, ale także wyzwań logistycznych. Kluczem do sukcesu jest zaplanowana i precyzyjna egzekucja strategii na wiele tygodni przed tym dniem. To oznacza zainwestowanie w infrastrukturę, wprowadzenie efektywnych systemów automatyzacji, dokładną analizę oraz dobrze przemyślaną strategię promocji. Dobrze przygotowany Black Friday nie tylko zwiększy Twoje zyski, ale także wzmocni pozytywny wizerunek Twojego sklepu w oczach klientów.