8 najczęściej zadawanych pytań o integracje BaseLinker Subiekt GT — odpowiada Łukasz Podoba, Opiekun Partnerów Wdrażających

Jakie są najbardziej popularne funkcje integracji pomiędzy BaseLinker a Subiekt GT?

Najważniejszą funkcją integracji jest oczywiście automatyzowanie rutynowych działań w firmie e-commerce. Do najbardziej klasycznych procesów, jakie automatyzuje integracja, są m.in. automatyczne pobieranie zamówień, rezerwowanie stanów produktów z zamówienia na magazynie, aktualizacja stanów magazynowych, automatyczne tworzenie faktur, obsługa wielu cenników oraz możliwość automatycznego dostarczania klientowi faktur i paragonów po odebrania przesyłki. Ale to jest dopiero początek, bo integracje to niekończące się możliwości dla przedsiębiorcy, który chce rozwinąć swoją firmę i szybko wskoczyć na wyższy poziom organizacji.

Jakie procesy magazynowo-księgowe mogą być objęte pełną automatyzacją w firmie?

Pełna automatyzacja procesów magazynowo-księgowych obejmuje przesłanie produktów, aktualizację zdjęć, opisów, danych w marketplace, synchronizację stanów magazynowych i cen na żywo, wystawianie paragonów i faktur, obsługę korekt i zwrotów, kategoryzację płatności dla księgowości, drukowanie dokumentów handlowych i listów przewozowych, a także wysyłanie faktur do klientów mailem. Pełna automatyzacja działań magazynowo-księgowych przyspiesza procesy sprzedażowe, ponieważ umożliwia synchronizację stanów magazynowych i cen na żywo oraz wystawianie faktur automatycznie.

Jakie problemy rozwiązuje integracja synchronizująca stany magazynowe?

Najbardziej powszechnym problemem jest sprzedaż towaru w sklepie internetowym, którego fizycznie na magazynie już nie ma, ponieważ kupił go inny klient stacjonarnie lub w innym sklepie. Jako panaceum na tego typu problemy proponujemy integrację synchronizacji stanów magazynowych pomiędzy BaseLinkerem a Subiektem GT. Dzięki takiej integracji przesyłamy do każdego sklepu stan każdego asortymentu na żywo z każdego magazynu. 

Dodatkowo narzędzia same wznawiają i zamykają aukcje/oferty w zależności od dostępności produktu. To zaoszczędzenie etatu oraz nerwów pracowników w razie błędu. Jeśli jeszcze posiadamy integrację przesyłania zamówień z BaseLinkera do Subiekta GT, magazynier nie musi ręcznie zmienić dostępnej ilość produktu w Subiekcie, na którą traciłby średnio 3 godziny dziennie. Integracja, pobierając zamówienie z BaseLinker do Subiekta, rezerwuje na magazynie stany produktów z zamówienia, oraz wysyła aktualne do BaseLinker, a dalej do sklepów i marketplace’ów.

Jakie korzyści przynosi automatyczne tworzenie faktur w ramach integracji?

Integracja dokumentów sprzedażowych to ogromna korzyść w postaci oszczędności czasu i uniknięcia błędów ludzkich. Oczywiście można je tworzyć ręcznie w Subiekcie. Tylko po co?

Wystawienie jednej faktury ręcznie w Subiekcie, uzupełniając niezbędne informacje typu dane kontrahenta, produkty, kwoty, sposoby płatności i dostawy zajmuje około 3 minut. W przypadku realizacji 100 faktur dziennie czas potrzebny na ich ręczne wklepywanie to około 4-5 godzin.  Stworzenie faktury przez SellIntegro, z pełnym informacjami z zamówienia z BaseLinker i wydrukowanie jej na drukarce to około 8 sekund pracy integracji. Wysłanie takiej faktury do klienta drogą mailową to kolejne 4 sekundy. <blue_square>Czyli w 12 sekund integracja zrobi to, co pracownikowi zajmuje około 3 minut.<blue_square> Wszystkie dane integracja pobiera z zamówienia z BaseLinker automatycznie. Po wykonaniu integracji paragony i faktury będą zawierały dokładnie ten towar, który klient zakupił oraz w takiej samej cenie, jaką zapłacił.

Jakich korzyści dostarcza integracja aktualizacji cen BaseLinker Subiekt GT?

Największą korzyścią, jaka płynie z synchronizacji cen, jest obsługa wielu cenników. Jest to szczególnie przydatne, gdy polityka cenowa różni się pomiędzy poszczególnymi kanałami sprzedaży. Mamy możliwość ustawienia różnych cen tego samego produktu w innych sklepach, w zależności od stawek, które zostaną ustawiony. Przykładowo, sprzedaż na Amazonie generuje wyższe koszty przesyłki niż na Allegro. W panelu Subiekta GT można kontrolować wszystkie cenniki na każdej z platform i je szybko aktualizować.

Jak działa automatyczne tworzenie i zamykanie ofert?

Bardzo często brak narzędzia, które automatyzuje tworzenie ofert w sklepie internetowym, na Allegro lub na Amazonie, sprawia, że biznes przestaje być rentowny. Ręczne dodanie 1000 nowych produktów do kilku serwisów aukcyjnych zajmuje zbyt dużo czasu. Zwłaszcza że często nie chodzi tylko o cenę i zdjęcie, ale także informacje o wariantach, towarach, które warto kupić do kompletu. <big_blue_square>Poprzez wdrożenie integracji BaseLinker Subiekt GT możesz m.in. zaoszczędzić czas pracy swoich pracowników, uniknąć pomyłek wynikających z przepisywania manualnego i zachować spójność ofert w różnych serwisach.<big_blue_square> System ERP, który jest zintegrowany z odpowiednimi narzędziami, pozwoli pracownikom stworzyć jeden opis i dystrybuować go w kilku platformach sprzedażowych automatycznie.

Co zrobić, jeśli klient zamówił towar za pobraniem, ale odmówił przyjęcia paczki? 

Zostajemy wówczas z wystawionym dokumentem sprzedaży, który po powrocie paczki trzeba anulować. Jeśli jest to zakup na firmę, to jeszcze czeka na zorganizowanie podpisanej korekty. W skrócie – czasochłonny i niepotrzebny problem. Mając zautomatyzowany proces, który wysyła dokumenty elektronicznie, możemy dostarczyć klientowi dokument tylko, jeśli odebrał przesyłkę.  Działa to zarówno przy przesyłkach płatnych z góry, jak i wysyłanych za pobraniem. Status przesyłki sprawdzi BaseLinker, Subiekt natomiast wyśle dokument na wskazany adres e-mail. Dzięki temu mamy realny wpływ na ograniczenie doręczania dokumentów do zamówień, które nie docierają do finalnego odbiorcy.

Jak automatyzacja może się sprawdzić w przypadku sprzedaży międzynarodowej?

Dzięki automatyzacji sprzedaży międzynarodowej VAT OSS można zautomatyzować w firmie ustawienie odpowiedniej transakcji VAT i generowanie faktur bez konieczności ręcznego ustawiania stawek VAT dla zamówień z zagranicy. Nie ma wówczas potrzeby pilnowania, które zamówienie jest z zagranicy i ustawiania ręcznego stawki VAT, co finalnie znacznie przyspiesza procesy sprzedażowe.

‍