Zautomatyzowanie procesów i zoptymalizowanie zarządzania zamówieniami - Case Study IronPack

O kliencie

IronPack to firma oferująca szeroki wybór opakowań i akcesoriów do pakowania przesyłek. Zdobyła już duże uznanie na rynku, które zostało docenione wieloma nagrodami. Doświadczenie marki jest wynikiem trzypokoleniowego, rodzinnego działania w tej dziedzinie. Przez kilka lat firma była obecna na wielu platformach sprzedażowych typu marketplace, a w 2021 otworzyli własny sklep internetowy ironpack.pl. Firma szybko stała się silnym graczem na rynku, wyprzedzając swoją konkurencję. Dzięki innowacyjnym pomysłom i skutecznym systemom rozwoju i zarządzania, notuje rekordowe wzrosty rocznie i jest obecna na 18 europejskich rynkach.

Firma IronPack posiada również na koncie wiele nagród i wyróżnień m.in:

• jest laureatem plebiscytu Orły Handlu w 2021 i 2022 roku,
• otrzymała certyfikat Lidera Opinii, 
• dostała nagrodę Perły Biznesu.

Ponadto, IronPack posiada certyfikat d2w, który potwierdza, że ich produkty zawierają dodatki oksybiodegradujące, zmniejszając negatywny wpływ na środowisko.

Obecnie nasz klient używa systemu Comarch ERP Optima (wcześniej był to Subiekt GT) i od sierpnia 2020 roku korzysta z naszego rozwiązania, sprawnie obsługując miesięcznie ponad 8000 zamówień.

Wyzwanie

W wyniku szybkiego rozwoju firmy IronPack powstało wiele problemów, które nie pozwalały na skalowanie działalności wystarczająco szybko. Najważniejszymi wyzwaniami na tamten moment było:

1. Zarządzanie zamówieniami: początkowo drukowano zamówienia zarówno ze sklepu internetowego, jak i z platformy Allegro, przeszukując ręcznie setki maili, aby znaleźć odpowiednie zamówienie. Było to nie tylko czasochłonne, ale także niewydajne, ponieważ wymagało całodziennej pracy 3 osób.
2. Ręczne wystawianie faktur i paragonów: proces generowania dokumentów sprzedażowych był realizowany manualnie, co dodatkowo zajmowało dużo czasu i zwiększało ryzyko błędów.
3. Błędy na magazynie: ręczne pakowanie dokumentów do odpowiednich zamówień było skomplikowane i popełniano przy tym masę pomyłek. 
4. Skalowanie: obsługę zamówień realizowały 3 osoby, które zajmowały się tworzeniem dokumentów, drukowaniem zamówień, sprawdzaniem płatności, drukowaniem listów przewozowych i przekazywaniem wszystkiego do magazynu. Cały ten proces zajmował cały dzień pracy tych osób. Wraz z szybkim wzrostem liczby zamówień należało ten proces zautomatyzować.‍
5. Brak efektywnej integracji systemów: na pewnym etapie firma korzystała już z BaseLinkera, co stanowiło pierwszy krok w stronę automatyzacji, jednak w dalszym ciągu poszukiwano rozwiązań do optymalizacji procesów.

Jednym z głównych wyzwań w firmie było zatem znalezienie rozwiązania, które umożliwi przyspieszenie pracy, zwiększenie jej efektywności oraz umożliwi obsługę większej liczby zamówień. Kluczowe było także znalezienie narzędzia, które umożliwi integrację z BaseLinkerem i Subiektem GT - oba te systemy były ważne dla naszego klienta i nie chcieli z nich rezygnować.

Rozwiązanie

Rozwiązanie problemów firmy związanych z zarządzaniem zamówieniami, wystawianiem faktur, paragonów oraz skalowalnością przyszło w postaci naszej integracji, co umożliwiło im skorzystanie z kilku kluczowych funkcjonalności:

1. Przesyłanie zamówień: początkowo firma skorzystała z wtyczki umożliwiającej przesyłanie zamówień z BaseLinkera do Subiekta. Dzięki temu byli w stanie usprawnić zarządzanie zamówieniami i zredukować czas spędzany na ręcznej synchronizacji zamówień. 

2. Automatyzacja wysyłki faktur i paragonów: firma zdecydowała się na konfigurację kolejnej wtyczki, aby zautomatyzować wysyłanie faktur i paragonów do klientów. To nie tylko usprawniło proces, ale także zredukowało konieczność ręcznego pakowania dokumentów do paczek.

3. Przesyłanie faktur z ERP-a do zamówień: przy tak szybkim tempie wzrostu sprzedaży, przesyłanie faktur do zamówień było dużym wyzwaniem. Poprzez dodawanie faktur PDF z systemu ERP do BaseLinkera, znacznie ułatwiono zarządzanie dokumentacją finansową.

<big_blue_square>W miarę wzrostu liczby zamówień do około 1000 dziennie i szybkiego rozwoju, firma zdecydowała się na zmianę systemu ERP. Poprzez nasze rozwiązanie zapewniliśmy środowisko pozwalające na swobodną wymianę systemu ERP. Z pomocą naszego supportu przeprowadzona została migracja z Subiekta GT na Comarch ERP Optima, w której przeniesiono kilka tysięcy produktów.<big_blue_square>

Wykorzystane wtyczki:

Przesyłanie zamówień z BaseLinkera do Comarch ERP Optima

Automatyczne wysyłanie e-mailem faktur i paragonów z Comarch ERP Optima do klientów

Dodawanie faktur PDF z Comarch ERP Optima do zamówienia w BaseLinker

Efekty

<blue_square>Najbardziej znaczącym efektem naszego rozwiązania było znaczne uproszczenie procesu zamówień.<blue_square>Trzy osoby, które wcześniej poświęcały cały dzień na realizację zamówień, nie musiały już tego robić. Korzystając z opcji 'synchronizuj teraz', 100 zamówień przekształca się w 100 dokumentów, a jeden pracownik może przetworzyć te zamówienia w ciągu zaledwie pół godziny.

<blue_square>Innym istotnym aspektem naszego rozwiązania jest zautomatyzowane wystawianie dokumentów.<blue_square>Jest to dużo bardziej precyzyjne niż ich ręczne wystawienie - przy tworzeniu 100 dokumentów dziennie margines błędu jest znacznie większy. Nasze rozwiązanie znacznie zredukowało liczbę błędów i zoptymalizowano cały proces.

<blue_square>Przyspieszona została także praca samego magazynu, pracownicy otrzymali zamówienia szybciej, co dawało im więcej czasu na pakowanie.<blue_square>Ponadto, dokumenty były spójne i łatwe do odczytania, co z kolei ułatwiło pracę zespołu magazynowego.

<blue_square>Wprowadzenie dodatkowej wtyczki, która wysyła dokumenty do klienta drogą mailową również okazało się niezwykle przydatne.<blue_square>Klient nie musiał martwić się brakiem faktur w paczkach, ponieważ wszystkie dokumenty są wysyłane drogą mailową.

Po wdrożeniu naszej integracji firma zaczęła dynamicznie się rozwijać i zwiększać liczbę zatrudnionych osób. Dzięki automatyzacji procesów pracownicy, którzy wcześniej zajmowali się wykonywaniem manualnych czynności, mogli zostać oddelegowani do zadań, które wspierały rozwój firmy. Początkowo zespół składał się z trzech osób, wspieranych przez jedną osobę zarządzającą, oraz około dziesięciu pracowników magazynu. Obecnie zespół biurowy zwiększył się do 20 osób, a liczba pracowników magazynu podwoiła się do 40 osób. W rezultacie, struktura firmy zmieniła się, zwiększono także magazyn, co jest wyrazem intensywnego wzrostu.

Opinia Klienta

"Na SellIntegro trafiliśmy podczas poszukiwań rozwiązań, które pomogą nam zoptymalizować działania w firmie w zakresie przygotowania dokumentów i realizacji zamówień. Początkowo konfiguracja wydawała się skomplikowana - integracja wtyczki przesyłającej zamówienia z Baselinkera do systemu ERP Subiekt GT zawierała wiele podpunktów. Tutaj z pomocą przyszedł sprawny support. Przy pomocy zdalnego połączenia konsultant przeprowadził nas przez proces konfiguracji i sprawnie odpowiedział na wszystkie nurtujące pytania. Także przy każdym błędzie mogliśmy liczyć na wsparcie helpdesku. Kolejne integracje czy przejście na inny system ERP były już na tyle intuicyjne, że można było poradzić sobie we własnym zakresie wciąż mając pewność, że w razie problemów można wesprzeć się supportem.

<big_blue_square>I tak oto udało nam się zoptymalizować procesy w firmie na tyle, że nie było potrzeby angażowania pracy kilku osób w realizację zamówień. Pracownicy zajmujący się dotąd dokumentami czy przygotowaniem zamówień do przekazania na magazyn mogli poświęcić czas chociażby klientom, by na bieżąco odpowiadać na ich zapytania mailowe.<big_blue_square>

‍Dzięki rozwiązaniom SellIntegro w naszej firmie, które stosujemy już od 3 lat mieliśmy czas i możliwość, żeby rozwinąć praktycznie każdy aspekt realizacji zamówień - od tworzenia dokumentów sprzedażowych, poprzez wysyłkę ich za pomocą maila do klienta aż do sprawnej i szybkiej wysyłki zamówień. Serdecznie polecamy przede wszystkim branżom sprzedającym towar na popularnych marketplace oraz we własnym sklepie internetowym." - Martyna Pawlak-Kaczanowska, Specjalista ds. wsparcia infrastruktury, IronPack