Czy trzeba udzielić zgody na otrzymanie faktury w postaci elektronicznej?

Kiedy wysyłka faktury w postaci elektronicznej jest dopuszczalna?

‍

Przepisy dopuszczają możliwość wysyłki faktury w postaci elektronicznej, ale tylko za zgodą adresata. Zgodnie z treścią art. 106n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług:

“Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury". 

Przepis ten jednak nie precyzuje, w jaki sposób taka zgoda powinna zostać wyrażona.

Zgoda na otrzymanie faktury

Ze względu na to, że przepis regulujący obowiązek akceptacji faktury przez odbiorcę jest tak lakoniczny, można przypuszczać, że zgoda na otrzymanie elektronicznej faktury może mieć dowolną formę.

Krajowa Informacja Skarbowa wskazuje w jednej ze swoich interpretacji ww. przepisu, że nie istnieją żadne szczególne wymogi co do formy i treści akceptacji otrzymywania faktury drogą elektroniczną. Wszelkie postanowienia w tym zakresie pozostają w geście stron i tego, jak się umówią.

Ponadto, w uzasadnieniu do tego przepisu ustawodawca wskazuje, że kwestie wyrażania zgody na taki sposób wysyłania i otrzymywania faktury pozostawia się całkowicie woli stron i może mieć ona zarówno formę ustną, pisemną jak i dorozumianą.

Jaka forma zgody?

Biorąc to pod uwagę, zgoda na otrzymywanie faktury drogą elektroniczną może być wyrażona m.in.:

• w formie sms’a lub maila,
• ustnie, np. podczas rozmowy telefonicznej,
• w sposób dorozumiany, np. poprzez zapłatę kwoty widocznej na fakturze.

Jeśli odbiorca faktury z jakichś przyczyn chciałbym wycofać swoją zgodę, również może to uczynić w dowolnej formie. Jednak dla celów dowodowych najbezpieczniejszą formą zarówno udzielania, jak i cofania zgody, jest forma pisemna.