Faktura do paragonu - w jakiej kolejności wystawiać dokumenty sprzedażowe i dlaczego automatyzować ten proces?

Spis treści:

1. Co to jest fiskalizacja paragonu?
2. Paragon czy faktura?
3. Co wystawić najpierw - fakturę czy paragon?
4. Paragon i faktura - jak uniknąć podwójnego opodatkowania?
5. Automatyzacja wystawiania faktur i paragonów - jak to zrobić?
6. Po co automatyzować?
7. Jak zautomatyzować proces wystawiania i wysyłania faktur?
   

Co to jest fiskalizacja paragonu?

Fiskalizacja polega na przestawieniu wewnętrznej pamięci urządzenia fiskalnego na trwały zapis wszystkich zrealizowanych transakcji sprzedaży. Trwałość fiskalizacji przejawia się w jej nieodwracalności. Natomiast jej skutkiem jest anulowanie wszystkich operacji, które zostały uprzednio wykonane na urządzeniu drukującym paragon. 

Fiskalizację przeprowadza się, aby przystosować urządzenie do generowania dokumentów ważnych dla celów podatkowych. Dlatego paragon wystawiony przed fiskalizacją nie ma żadnej wartości z punktu widzenia przepisów podatkowych. Prawo zabrania wprowadzania takich dokumentów do obrotu. Dopiero paragon fiskalny otrzymuje pełną moc prawną i może zostać wręczony konsumentowi jako dowód zakupu. 

Paragon czy faktura?

Co do zasady transakcje z klientami powinny być dokumentowane w formie faktur. Jednak w praktyce wiele z nich zostaje potwierdzonych wyłącznie na paragonie. Czy taki paragon może zostać uznany za fakturę?

Sprzedawca może wystawić osobną fakturę na podstawie paragonu, jeśli zarejestrował sprzedaż na kasie fiskalnej oraz potwierdził ją paragonem. Jednak na paragonie powinien widnieć numer NIP nabywcy - dlatego kupujący już w momencie sprzedaży ma obowiązek określić, czy chce otrzymać fakturę VAT.

W przypadku transakcji, których wartość nie przekracza 450 złotych brutto, paragon otrzymuje status faktury uproszczonej, która jednak ma taką samą moc prawną, jak zwykła faktura. Nie należy wystawiać do niego osobnego dokumentu. Natomiast jeśli wartość transakcji przekracza tę kwotę (tj. 450 złotych brutto), paragon nie może zostać uznany za fakturę - wówczas na jego podstawie należy wystawić taki dokument. 

Żądanie faktury nie jest zarezerwowane wyłącznie dla przedsiębiorców. Także konsumenci mogą wystapić o fakturę, jednak wówczas na dokumencie nie będzie widnieć numer NIP. 

Co wystawić najpierw - paragon czy fakturę?

Należy pamiętać o właściwej kolejności tworzenia dokumentów sprzedażowych. W polskim prawie obowiązuje zasada, która mówi, że nie ma możliwości wystawienia i zafiskalizowania paragonu, jeśli do transakcji została już wystawiona faktura. Dokładna ścieżka procesu tworzenia dokumentów powinna przebiegać według schematu:

1. wystawienie paragonu potwierdzającego sprzedaż,
2. fiskalizacja paragonu, która nadaje mu moc prawną,
3. wystawienie faktury detalicznej do paragonu (dla transakcji o wartości równej lub niższej niż 450 złotych brutto). 
   

Paragon i faktura - jak uniknąć podwójnego opodatkowania?

Jeśli transakcja o wartości równej lub niższej niż 450 zł brutto została potwierdzona zafiskalizowanym paragonem, nie należy wystawiać do niej dodatkowo faktury - taki dokument ma już jej status i moc prawną. Ministerstwo Finansów przygotowało objaśnienie, w którym wskazuje, że:

“W przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą standardową).”.

Przeciwko wystawianiu podwójnych dokumentów potwierdzających sprzedaż przemawiają także argumenty podatkowe, ponieważ taka praktyka może prowadzić do podwójnego opodatkowania. Z tym zjawiskiem najczęściej mamy do czynienia, gdy podatnik uzyskuje dochód za granicą i płaci z tego tytułu podatek w danym kraju oraz w Polsce. Jednak podwójne opodatkowanie może wystąpić także w obrębie jednej jurysdykcji. Tak się stanie, gdy do tej samej transakcji powstanie kilka podstaw opodatkowania. 

Zafiskalizowany paragon uprawnia nabywcę do odliczenia podatku VAT. Natomiast wystawienie do niego faktury tworzy kolejną podstawę do opodatkowania, co może skutkować podwójnym opodatkowaniem transakcji - najpierw z tytułu wystawienia paragonu, a następnie faktury. 

Jak uniknąć podwójnego opodatkowania tej samej transakcji? Sprzedający powinien być uważny przy wystawianiu dokumentów sprzedażowych. Trzeba pamiętać o granicznej kwocie 450 złotych brutto, która decyduje o tym, czy paragon ma już moc prawną faktury czy jeszcze nie. Skutecznym sposobem dbania o higienę dokumentów sprzedażowych i zapobiegania podwójnemu opodatkowaniu transakcji jest automatyzacja wystawiania faktur i paragonów, która automatycznie generuje te dokumenty.

Automatyzacja wystawiania faktur i paragonów - jak to zrobić?

Wystawianie oraz wysyłka faktur i paragonów należą do grupy najczęściej powtarzających się obowiązków w każdym sklepie internetowym. W początkach rozwoju branży e-commerce pracownicy nie mieli innego wyjścia, niż dopełniać ich ręcznie. Jednak teraz proces wystawiania i wysyłania faktur można i należy automatyzować. 

Po co automatyzować?

Automatyzacja generuje dla firmy szereg zalet, z których na pierwszy plan wybija się szybkie skalowanie struktury sklepu i jego sprzedaży bez powiększania zespołu pracowników. Dzięki temu firma się rozwija bez ponoszenia kosztów utrzymania nowych osób.

Automatyzacja pozytywnie wpływa na optymalizację czasu realizacji różnych procesów wewnątrz sklepu, w tym poszczególnych etapów realizacji zamówień. Dotyczy to także wystawiania faktur oraz innych dokumentów sprzedażowych. Dzięki automatyzacji:

• firma skraca czas wystawiania faktur i paragonów z 8 godzin do nawet 15 minut,
• na dokumentach znajdują się poprawne dane, ponieważ automatyzacja eliminuje ryzyko naniesienia nieprawidłowych danych klientów nawet o 92%,
• liczba wystawionych faktur i paragonów wzrasta do nawet 1200 sztuk dziennie.
  

Ponadto, automatyzacja obejmuje także wysyłanie faktur w formie elektronicznej na adres e-mail klienta. Dzięki temu odpada obowiązek drukowania faktury i dołączania jej do paczki z zamówionym produktem.

Jak zautomatyzować proces wystawiania i wysyłania faktur?

Faktury i paragony mogą być wystawiane i wysyłane automatycznie dzięki implementacji do infrastruktury technicznej firmy specjalnych wtyczek. Wdrożenie polega na wypełnieniu specjalnego scenariusza, który zawiera różne warianty poszczególnych funkcji wtyczki. Użytkownik może przede wszystkim zdecydować, czy chce aby wtyczka uruchamiała się automatycznie (np. w określone dni i tylko w wyznaczonych godzinach), czy też woli uruchomić ją ręcznie wtedy, kiedy tego potrzebuje. 

Automatyzacja wysyłania paragonów i faktur pozwala użytkownikowi stworzyć własny temat oraz treść maila, do którego ma zostać załączony dokument sprzedaży. Dzięki temu użytkownik może dostosować komunikację do konkretnej grupy odbiorców, a także bardziej precyzyjnie - do poszczególnych klientów. Wtyczka umożliwia także wybranie, który dokument ma zostać załączony do wiadomości i wysłany:

• faktura VAT,
• paragon imienny,
• faktura VAT i paragon imienny,
• faktura VAT i paragon zwykły,
• paragon imienny i zwykły,
• faktura VAT, paragon imienny i zwykły.
  

W zależności od tego, z jakiego systemu ERP korzysta użytkownik, może on wybrać jeden z kilku wariantów wzorca paragonu i faktury albo zdecydować się na standardowy wzorzec. Oprócz tego to użytkownik decyduje gdzie ma zostać zapisany wygenerowany automatycznie dokument. Ponadto, może zdecydować jaką ma mieć nazwę, wybierając jedną z dwóch dostępnych opcji:

• numer dokumentu,
• wewnętrzny identyfikator dokumentu.
  

W scenariuszu użytkownik określa także pod jakie adresy mają zostać wysłane maile oraz czy, a jeśli tak to kogo załączyć jako adresata kopii wiadomości.

Podsumowanie

Transakcja sprzedaży może zostać potwierdzona dwoma dokumentami:

• paragonem,
• fakturą.
  

Paragon zyska moc prawną faktury (czyli stanie się tzw, fakturą uproszczoną), gdy transakcja, która potwierdza nie przekracza kwoty 450 złotych brutto. Do takiego dokumentu nie można wystawiać faktury.  Jeśli jednak kwota transakcji przekracza 450 złotych brutto, paragon powinien zostać potwierdzony osobną fakturą (wówczas na paragonie powinien widnieć numer NIP nabywcy). Ponadto, aby paragon wywoływał skutki prawne musi zostać zafiskalizowany.