Jak dodawać faktury PDF z Comarch ERP Optima do zamówienia w BaseLinkerze?

Podstawowe informacje o wtyczce

Współczesny e-commerce wymaga nie tylko sprawnego zarządzania sprzedażą, ale także efektywnego i szybkiego przetwarzania dokumentów związanych z każdą transakcją. Wtyczka "Dodawanie faktur PDF z Comarch Optima do zamówienia w BaseLinker" jest narzędziem, które zostało stworzone, aby ułatwić ten proces. 

Umożliwia ona automatyczną synchronizację danych między Comarch ERP Optima — systemem ERP używanym do zarządzania przedsiębiorstwem, a BaseLinkerem. 

Dzięki prostej konfiguracji opartej na serii pytań użytkownik może łatwo załączyć do zamówienia w BaseLinkerze plik PDF z wystawioną fakturą. Jest to szczególnie przydatne, gdyż zapewnia natychmiastowy dostęp do dokumentów zarówno dla obsługi klienta, jak i dla samego klienta, który jest automatycznie informowany o dostępności faktury lub paragonu. Wprowadzenie tej wtyczki do swojego systemu e-commerce z pewnością przyczyni się do usprawnienia procesów biznesowych i zwiększenia satysfakcji klientów.

Konfiguracja - pierwszy etap

Rozpoczęcie pracy z tą integracją jest prostsze, niż mogłoby się wydawać. Pierwszym i zarazem najważniejszym krokiem jest prawidłowa konfiguracja. Na samym początku ważne jest, aby każdy sprzedawca e-commerce zidentyfikował swoje unikalne ID klienta oraz wersję integracji, Jest to niezbędne do dalszego, sprawnego funkcjonowania oraz w razie potrzeby szybkiego kontaktu z naszym działem wsparcia. Unikalne ID klienta, zależne od źródła uruchomienia integracji, może posiadać różne przedrostki, które są istotne przy dalszych ustawieniach. W naszym artykule krok po kroku pokażemy, jak łatwo i szybko skonfigurować wtyczkę, aby zacząć korzystać z jej możliwości, co pozwoli na efektywniejsze zarządzanie fakturami i zamówieniami w Twoim sklepie internetowym.

Określ do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia

Przetwarzanie zamówień wstecz jest kluczowe dla efektywnej synchronizacji danych i zarządzania dokumentacją sprzedaży w systemach e-commerce. Wtyczka oferuje możliwość elastycznego określenia, do ilu dni wstecz chcesz sięgać, aby przetwarzać zamówienia. Domyślnie, możesz wybierać spośród zakresu od 1 do 14 dni. Dla bardziej wymagających użytkowników, którzy potrzebują rozszerzenia oferujemy SI Extender. To rozszerzenie pozwala zwiększyć zakres aż do 150 dni, co jest idealne dla tych, którzy chcą mieć pełniejszy obraz swojej działalności handlowej. Pamiętaj, że integracja sprawdza datę złożenia każdego zamówienia w BaseLinkerze.

Przetwarzanie zamówień sprzed integracji

Kolejnym etapem jest określenie czy wtyczka ma przetwarzać zamówienia złożone przed jej aktywacją. Dostępne są dwie opcje: przetwarzanie tylko nowych dokumentów, dodanych po pierwszym skonfigurowaniu integracji, lub możliwość włączenia w przetwarzanie dokumentów starszych maksymalnie do 7 dni.  Jeśli chcesz przetwarzać zamówienia jeszcze starsze (nawet do 90 dni przed konfiguracją), możesz to zrobić dzięki rozszerzeniu SI Extender. Wybór odpowiedniej opcji pozwala dostosować funkcjonalność integracji do specyficznych potrzeb Twojego biznesu, zapewniając płynność działania i ciągłość historycznych danych.

Automatyczne uruchamianie integracji - pełna automatyzacja

Każda sekunda jest na wagę złota, nie można pozwolić sobie na tracenie czasu na manualne operacje. Dzięki opcji automatycznego uruchamiania integracji możesz zaprogramować system tak, aby działał zgodnie z Twoimi potrzebami, niezależnie od tego, czy są to konkretne godziny w ciągu dnia, wybrane dni tygodnia czy ciągłe przetwarzanie dokumentów. Możesz ustawić odpowiedni interwał czasowy między kolejnymi uruchomieniami, co pozwoli na optymalne wykorzystanie zasobów systemowych bez ryzyka przeciążenia.

Oprócz pełnej automatyzacji integracja oferuje również możliwość ręcznego uruchamiania. Ta funkcja jest idealna dla tych, którzy preferują bezpośrednią kontrolę nad procesem lub potrzebują uruchomić wtyczkę sporadycznie. Wystarczy nacisnąć przycisk „Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki, aby natychmiast rozpocząć przetwarzanie faktur. 

Wybierając naszą wtyczkę, stawiasz na efektywność i niezawodność, minimalizując jednocześnie konieczność ręcznego nadzoru nad procesem. 

Połączenie z systemem BaseLinker

Następnym krokiem jest integracja z BaseLinkerem, ważne jest bezbłędne połączenie systemów. Aby rozpocząć, musisz pobrać swój osobisty token API. Proces ten jest prosty: wystarczy zalogować się do swojego konta w BaseLinker, przejść do zakładki Moje konto > API i użyć przycisku „Kopiuj do schowka”, aby zabezpieczyć token. Pamiętaj, że prawidłowe użycie klucza API jest fundamentem dla efektywnego zapisywania scenariuszy oraz przesyłania niezbędnych danych.

Określenie modułów w Comarch ERP Optima

Niezbędne jest zdefiniowanie i potwierdzenie posiadanych modułów w systemie Comarch ERP Optima. Dla sprawnego działania integracji wymagane jest posiadanie co najmniej jednego modułu Handel oraz jednego modułu Kasa/Bank. Poprawne skonfigurowanie tych modułów jest kluczowe, aby móc w pełni wykorzystać potencjał oferowany przez wtyczkę, minimalizując przy tym ryzyko wystąpienia błędów związanych z ograniczeniami dostępu czy trybem tylko do odczytu. Dlatego warto upewnić się, że Twoje oprogramowanie Comarch ERP Optima jest prawidłowo przygotowane do współpracy.

Wybór, na jakich statusach ma działać integracja

Decyzja dotycząca wyboru statusów zamówień, na których ma działać integracja "Dodawanie faktur PDF z Comarch ERP Optima do zamówienia w BaseLinker", jest następnym krokiem. Wpływa to na efektywność i elastyczność zarządzania dokumentacją sprzedaży w sklepie internetowym. Dzięki tej funkcjonalności masz możliwość dostosowania pracy wtyczki do własnych potrzeb operacyjnych. 

Możliwość wyboru między automatycznym przetwarzaniem dokumentów dla wszystkich statusów zamówień a selektywnym przypisywaniem tych działań do konkretnych wybranych statusów pozwala na precyzyjne zarządzanie przepływem dokumentów sprzedaży. 

Dla tych, którzy cenią sobie szczegółową kontrolę, opcja wyboru konkretnych statusów jest idealna, gdyż pozwala na uniknięcie nadmiernego przetwarzania danych i skupienie się na tych zamówieniach, które rzeczywiście wymagają uwagi. To elastyczne podejście nie tylko usprawnia operacje, ale również zwiększa przejrzystość i kontrolę nad procesem sprzedaży.

Podsumowanie

Wtyczka pozwala sprzedawcom na znaczącą automatyzację i optymalizację pracy. Nie tylko umożliwia szybkie dodawanie faktur PDF do zamówień w BaseLinker, ale także oferuje szereg dodatkowych funkcjonalności, które zwiększają elastyczność i kontrolę nad procesem sprzedaży. 

Użytkownicy mogą zdecydować, czy po dodaniu faktury status zamówienia powinien zostać zmieniony, co jest szczególnie przydatne w zarządzaniu przepływem zamówień. Dodatkowo, w przypadku wystąpienia błędów procesowania, istnieje możliwość automatycznego przeniesienia problematycznych zamówień do osobnego statusu, co ułatwia ich identyfikację i rozwiązanie problemów. Sprzedawcy mogą także wybrać, który dokładnie dokument z Comarch ERP Optima zostanie dołączony do faktury, co daje jeszcze większą kontrolę nad dokumentacją sprzedażową. To narzędzie, które nie tylko usprawnia, ale również personalizuje proces zarządzania zamówieniami, czyniąc go bardziej efektywnym i mniej podatnym na błędy. Więcej na ten temat można przeczytać w dokładnej dokumentacji wtyczki.