Jak działa integracja BaseLinker Subiekt GT? - wyjaśnia Krzysztof Czaja, specjalista ds. wdrożeń SellIntegro

‍Co to są integracje systemów e-commerce?

Kiedy mówimy o systemach e-commerce, to mamy na myśli wszystkie programy, które są wykorzystywane w firmach prowadzących sprzedaż online, począwszy od BaseLinkera, za którym stoją sklepy internetowe i marketplace’y, skończywszy na systemach księgowo-magazynowych ERP, oraz o wiele mniejszych typu brokerzy kurierscy, czy aplikacje do wydruków. Integrowanie systemów, takich jak na przykład BaseLinker i Subiekt GT, to przede wszystkim wyciskanie jak najwięcej z procesu automatyzacji sprzedaży, który jest znowu niczym innym, jak usystematyzowaniem procesów realizowanych w ramach e-commerce.

Kiedy integracje mogą pomóc firmom e-commerce?

Automatyzacja za pomocą integracji przydaje się tam, gdzie tylko możliwe jest odciążenie pracowników, którzy wykonują czynności rutynowe. Takich pracowników można tuż po procesie automatyzacji zaangażować do bardziej lukratywnych działań, związanych z obsługą poszczególnych działów w firmie. Ogólnie rzecz ujmując, integracje likwidują wiele czynników pochłaniających duże zasoby czasowe. Tymi czynnikami mogą być błędy popełniane na dokumentach sprzedażowych, czy długi czas obsługi zamówienia. Ponadto, integracje w znacznym stopniu polepszają środowisko pracy i zwiększają kontrolę nad obiegiem informacji.

Jakie procesy najczęściej jako pierwsze automatyzujecie, gdy klient posiada BaseLinker i Subiekt GT?

Jeśli chodzi o taki standard, to zwykle przed wdrożeniem analizujemy ścieżkę zamówień od klienta. Na starcie robimy podstawową weryfikację, czy pobierają się odpowiednie dane do zamówienia, szczególnie jeżeli chodzi o Allegro i eBay. Dokonujemy też weryfikacji, czy zamówienie jest opłacone, nieopłacone, lub jest to zamówienie pobraniowe. Zamówienia pobraniowe i opłacone definiujemy w ten sam sposób. Jeżeli zamówienie jest nieopłacone, to tutaj możemy zaimplementować automatyczny mailing, czyli informacje z przypomnieniem o płatności, albo też po odpowiednim czasie informację, że zamówienie przez wzgląd na brak płatności zostaje anulowane i jeżeli klient chce, to może zamówić ten produkt jeszcze raz. 

W którym momencie tego procesu mamy do czynienia z integracją z systemem ERP?

W opisanym przypadku Subiekta GT podpinamy już w tym początkowym flow, na podstawie już zweryfikowanego i opłaconego zamówienia. Integracja może wówczas utworzyć pierwszy dokument ZK w systemie ERP. Zamówienie trafia do kompletacji, na podstawie której projektujemy automatyzację. Sposobów kompletacji, jak i obsługi zamówień jest tak wiele, jak wiele jest firm, które obsługiwaliśmy. Można zauważyć taki standardowy wzór, który opiera się na operowaniu osobami zbierającymi i pakującymi zamówienia. 

BaseLinker daje nam bardzo wiele możliwości, związanych z wykorzystaniem modułów zbierania i pakowania, przypisanych do odpowiednich momentów kompletacji zamówień. Już w tym finalnym procesie, związanym z pakowaniem, implementujemy rozwiązania, takie jak BL Paczka, które automatyzują i ułatwiają generowanie etykiet listów przewozowych.

Jak działa proces pakowania z usługą BL Paczka? 

To działa zwykle w taki sposób, że osoba pakująca najpierw wyświetla sobie listę produktów, a następnie wybiera odpowiednią etykietę w „usłudze kurierskiej”. Na podstawie informacji zawartych w zamówieniu, drukuje się etykieta na wskazanej drukarce, a zamówienie już po spakowaniu przechodzi do kolejnej grupy statusów. Na tym etapie nasze integracje generują dokumenty sprzedaży (paragon lub faktura), na podstawie utworzonego wcześniej zamówienia klienta. Po wygenerowaniu takiego dokumentu przenosimy go w postaci PDF do BaseLinkera. 

<big_blue_square> Na tym etapie mamy możliwość automatyzacji wysyłki dokumentów sprzedażowych do klienta. Nie musimy pamiętać o włożeniu faktury do kartonika, nie musimy jej fizycznie drukować, ale możemy ją wysyłać do klienta drogą mailową. <big_blue_square>

Można by rzec, że obieg naszego zamówienia się skończył, ale BaseLinker daje nam jeszcze możliwość monitorowania stanu zamówienia po jego wysłaniu. Czyli w momencie, w którym Kurier odbierze od nas przesyłkę, jesteśmy w stanie zmienić status na „paczka w drodze”. W tym momencie mogą wystąpić dwie sytuacje. W pozytywnym scenariuszu paczka zostaje dostarczona do klienta i wszystko poszło tak, jak planowaliśmy. Niestety też zdarzają się sytuacje, w których klient odmówi odbioru przesyłki, zostanie ona zagubiona, lub konieczne będzie skontaktowanie się z kurierem. W takim przypadku zamówienie przenosimy do statusu weryfikacji, gdzie stosowny pracownik biura podejmie odpowiednie kroki mające na celu wyjaśnienie zaistniałej sytuacji. 

Proces, który opisałem, jest standardowym modelem obsługi zamówień. Podlega on oczywiście różnym modyfikacjom, bo każda firma ma indywidualne potrzeby. Tutaj bardzo mocno stawiamy na to, żeby środowiska były uszyte dokładnie na miarę potrzeb naszych klientów.

Jak wygląda synchronizacja stanów magazynowych z integracją Subiekt GT BaseLinker?

Aktualizacja stanów magazynowych jest najbardziej kluczowym procesem w momencie, gdy chcemy uniknąć sprzedaży towaru, którego już nie mamy na stanie. Tego typu sytuacje rodzą szereg negatywnych konsekwencji. Sprzedawcy zazwyczaj muszą proponować zwrot środków albo informują klienta o dłuższym czasie oczekiwania na towar, który musimy zamówić. Niestety w międzyczasie taki klient może na przykład wystawić negatywną opinię o sklepie. 

<big_blue_square>Aktualizując stany magazynowe za pomocą integracji Subiekt GT BaseLinker, mamy największą pewność, że na wszystkich kanałach sprzedażowych stan jest zgodny z tym, który mamy w Subiekcie.<big_blue_square>

Można powiedzieć, że Sellintegro to duże ułatwienie dla dla przedsiębiorców, dzięki któremu ograniczamy sytuacje, w których pojawiają się różnego rodzaju niepotrzebne zawirowania z klientami. Nawet jeśli w danej firmie tego typu problemy na ten moment rzadko się zdarzają, to mogą się one nasilać i być szczególnie widoczne w okresach wzmożonej sprzedaży, np. przed świętami

Jak wygląda aktualizacja cen z integracją Subiekt GT BaseLinker?

Zacznijmy od tego, że w firmach e-commerce, które operują na rynkach o niezmiennych cenach, aktualizację cen można poprowadzić z Subiekta do BaseLinkera i stąd już w takich wolniejszych formach aktualizować ceny dalej.

Jeżeli jednak firma handluje monetami albo jakimś kruszcem, gdzie ceny są dynamiczne, albo jak w przypadku sprzętu budowlanego, który ostatnio też wykazywał duże wahania cen na rynku, to warto by było poprowadzić integrację aktualizacji cen z Subiekta GT bezpośrednio do poszczególnych sklepów i marketplace’ów. To jest najlepsza ścieżka do zapewnienia sobie najbardziej aktualnych cen względem systemu ERP. Dzięki temu nie musimy również się przejmować limitami BaseLinkera i aktualizować ceny nawet co kilka minut.

Jak wygląda proces przesyłania produktów z Subiekt GT do BaseLinker?

Przesyłanie produktów to ciekawa funkcjonalność, która bardzo ułatwia ekspansję na nowe kanały sprzedażowe. Jak ona działa? Otóż gdy przechowujemy wszystkie kartoteki w Subiecie GT, to przesyłamy taką niepełną kartotekę z samą nazwą i podstawowymi informacjami, takimi jak kod kreskowy, symbol i jakiś podstawowy opis do BaseLinkera.

I co teraz? Bierzemy ja w obroty! Robimy jej makeover dodając ładne zdjęcia i opisy, ale możemy też sobie te opisy pokategoryzować. Jeżeli posiadamy kilka kanałów sprzedażowych, to dzięki takim funkcjonalnością możemy w łatwy sposób wystawiać kartoteki produktów na kolejne marketplace lub sklepy internetowe.

W tej sytuacji BaseLinker jest naszym punktem dystrybucyjnym, z którego możemy decydować, na jakich kanałach chcemy oferować swoje produkty.

W jaki sposób można zaoszczędzić nawet kilka godzin dziennie na automatyzowaniu samych Faktur VAT?

Jeśli chodzi o generowanie dokumentów sprzedażowych, to wszystkie procesy jesteśmy w stanie wkomponować w naturalny przepływ zamówień po stronie BaseLinkera. Nie potrzebujemy dodatkowej osoby, która będzie nadzorować, przeklikiwać lub fiskalizować te dokumenty.

<big_blue_square>SellIntegro to taki cichy pracownik, którego nie trzeba nadzorować, korygować, czy obsługiwać. Dlatego ilość czasu, jaką możemy zaoszczędzić jest ogromna. <big_blue_square> Można nawet mówić o zmniejszeniu go o 95% w stosunku do czasu, jaki poświęcamy na ręczne przepisywanie. Pozostałe 5% to tak naprawdę rzucenie okiem od czasu do czasu, gdy nam się jakiś produkt nie zmapował lub wystąpił  inny niecodzienny przypadek, który wymaga weryfikacji. Ale to są naprawdę rzadkie sytuacje i jeśli chodzi o integracje, to w zależności od ilości zamówień obsługiwanych przez firmę możemy mówić o oszczędności pracy nawet na poziomie kilku etatów pracy.

Czy klienci integracji SellIntegro zgłaszają po wdrożeniu usługi poprawę jakości sprzedaży online? 

W sytuacji, kiedy mamy zunifikowane środowisko do obsługi zamówień wchodzenie na nowe kanały sprzedażowe, czy otwieranie kolejnych kont na Allegro jest banalnie proste. Dlatego tuż po wdrożeniu integracji, firmy chwalą się lepszym dotarciem do klientów poprzez zróżnicowaną ofertę lub oferowanie swojego towaru na różnych kanałach sprzedażowych.

Ogromną korzyścią, którą również zgłaszają nasi klienci, jest łatwość przechodzenia na kolejne i kolejne etapy wzrostu firmy. Zawsze zakładamy, że dostosowanie środowiska ma być skalowalne pod firmę i musi wystarczać klientowi na długi czas. To, że firma znajduje się w tym momencie na określonym etapie rozwoju, nie oznacza, że za pół roku, albo za rok będzie funkcjonowała w tym samym modelu sprzedażowym. <big_blue_square> Zawsze pilnujemy, aby taki system był łatwo modyfikowany i żeby można go było łatwo dostosowywać pod zmieniające się trendy e-commerce. <big_blue_square>

Sprzedawca e-commerce chce wdrożyć w swojej firmie integrację BaseLinker Subiekt GT. Na co musi się przygotować?

Jeśli sprzedawca e-commerce jest gotowy na intensywny rozwój w swojej firmie dzięki automatyzacji SellIntegro, to najlepiej jest skontaktować się z działem wdrożeniowym SellIntegro poprzez wdrozenia@sellintegro.pl lub nasz Support dostępny na czacie strony głównej. 

W momencie, kiedy otrzymujemy zgłoszenie, kontaktujemy się telefonicznie, żeby cały proces wstępnie omówić. Wiadomo, że przy takiej rozmowie jesteśmy w stanie więcej wyciągnąć niż z samego maila. Taka pierwsza rozmowa jest krótka i ma charakter ustalenia terminu na długą, 1-godzinną konsultację wdrożeniową, na której z drugim wdrożeniowcem omawiamy sobie wszystkie procesy, które chcemy zautomatyzować. Oczywiście mamy dużo pomysłów, które wynikają przede wszystkim z doświadczenia, dlatego zawsze chętnie służymy radą w kwestii projektu automatyzacji. Kolejnym krokiem jest ustalenie zakresu wdrożenia oraz wycena. Po opłaceniu usługi tak naprawdę możemy już przystępować do pracy.

Ile trwa wdrożenie integracji między Subiektem GT a BaseLinkerem?

Czas wdrożenia jest zależny przede wszystkim od jego zakresu. Średnio może ono trwać od 2 tygodni do 1 miesiąca i wynika to głównie z tego, że dajemy sobie czas na testy. Sama konfiguracja też jest bardzo istotna, ale wiadomo, że osobą, która później będzie obcowała z tym środowiskiem, jest nasz klient. Dlatego to on musi ocenić, czy rozwiązania, które zostały mu wdrożone, faktycznie spełniają jego oczekiwania. W sytuacji, gdyby zaimplementowane ustawienia nie odpowiadały naturalnemu procesowi działań u klienta, możemy je zmienić. Działamy w taki sposób, ponieważ proces ma być  przede wszystkim uszyty na miarę firmy, którą wspieramy. 

Należy pamiętać, że my też jesteśmy firmą i działamy dla innych firm. Dzielimy się swoim doświadczeniem po to, aby jak najbardziej uprościć procesy sprzedażowe i sprowadzić ich obsługę do kilku kliknięć.

‍