Jak szybko można przesyłać zamówienie z e-commerce do lokalnego systemu ERP?

Jak szybko można przesyłać zamówienie z e-commerce do lokalnego systemu ERP?

Jak szybko można przesyłać zamówienie z e-commerce do lokalnego ERP(programu fakturującego)?

kIlka sekund ale sam krótki czas przetworzenia to nie wszystko!

1. Co jest najważniejsze w integracji? – przede wszystkim stabilność działania

Przesłanie zamówienia ze świata e-commerce do ERP, dla ludzi nowych w tym temacie, wydaje się prostym procesem – zwykłe ograniczającym się do przekopiowania dokumentu o podobnej strukturze między bazami danych. Zaczynając integrację przesyłu zamówień z platformy e-commerce do systemu ERP, szybko dochodzi się do wniosku, że te dwa światy mówią innym językiem i mają inne podejście do przetrzymywanych w nich danych. E-commerce skupia się na przedmiocie, który ma dostarczyć w odpowiednie miejsce, w odpowiedni sposób, natomiast system ERP wie skąd jest zebrany towar, który dokument handlowy wystawić, czy wszystkie wymagane dane do dokumentu handlowego są dostępne i poprawne, jak rozbić komplety produktów, powiązać warianty produktów etc. Przejście między tymi dwoma systemami wymaga określenia dodatkowych szczegółów, które w świecie e-commerce nie są eksponowane. Pierwszym i najważniejszym krokiem dla integracji jest określenie poprawnego sposobu transformacji dokumentu - jeśli tego dokonamy, kolejnym istotnym pytaniem jest: jak dużo czasu upłynie od momentu złożenia zamówienia przez klienta do momentu pojawienia się go w moim ERP.

2. Kiedy zobaczę dokumenty w moim ERP?  opóźnienie jedynie rzędu kilka sekund zaczyna być standardem

Czemu jest to tak istotne pytanie? Dobrym przykładem jest pakowanie paczek na podstawie zamówień, wpisanych do systemu ERP  aby zminimalizować czas rozpoczęcia pakowania paczki na magazynie i przygotowania jej do wysyłki, należy jak najszybciej przesłać zamówienie z e-commerce do ERP. W przeciwnym wypadku może dojść do sytuacji, gdzie osoby na magazynie muszą oczekiwać na pojawienie się zamówienia w ERP, mimo że nieobsłużone zamówienia zostały złożone przez klientów. Istnieje dość duża liczba firm, dla których czas oczekiwania na pojawienie się zamówienia w ERP jest rzędu kilku, kilkunastu minut, nawet do godziny. Dość często wiąże się to z nieoptymalnym wykorzystaniem zasobów, co skutkuje tym, że finalnie paczka zostaje przekazane kurierowi znacznie później, niż byłoby to możliwie. Z tego powodu przesyłanie zamówień z opóźnieniem sekundowym staje się standardem.



3. Zamówienie w ERP w kilka sekund – jak to osiągnąć?

Dwa główne czynniki, od których zależy czas transferu zamówienia, to czas reakcji na pojawienie się nowego zamówienia oraz czas przetwarzania samego zamówienia.

  • Czas reakcji to innymi słowy, czas w jaki system integracyjny zorientuje się, że w e-commerce czeka co najmniej jedno zamówienie, które powinno być przesłane do ERP.

  • Czas przetwarzania samego zamówienia jest mocno związany z samym ERP, jego wydajnością, liczbą dostępnych licencji oraz ewentualnie czasem dostępu do zewnętrznych źródeł danych. Oznacza czas związany ze wszystkimi operacjami, jakie muszą mieć miejsce aby przesłać konkretne zamówienie, którego ID juz znamy, do systemu ERP.



Aby uzyskać dobrą szybkość integracji w każdych warunkach, należy optymalizować integracje pod tymi parametrami, jednak należy pamiętać, że dla większości przedsiębiorstwczas zareagowania integracji na pojawienie się nowego zamówienia do przesłania, jest decydujący, aby uzyskać wydają integrację w codziennym działaniu. Im niższy czas reakcji, tym mniej istotny jest czas przetwarzania pojedynczego zamówienia, bowiem liczba zakolejkowanych zamówień jest tym niższa, im czas reakcji mniejszy. Niski czas przetwarzania pojedynczego zamówienia jest szczególnie przydatny przy masowych importach (np. importach historycznych, przesyłaniu już zrealizowanych zamówień z przeszłości) oraz przywróceniu operacyjności po zatrzymaniu systemu (np. z powodu aktualizacji)



4. Co może spowolnić integrację? – różne aspekty techniczne

Dla integracji e-commerce szczególnie istotne jest uruchomienie sklepu na odpowiednio szybkiej maszynie, ale najbardziej istotnym elementem jest sam projekt API  czy umożliwia pobranie wielu zamówień w jednym zapytaniu czy wspiera notyfikowanie o zmianach w zamówieniach lub otrzymania zmian, które nastąpiły od ostatniego zapytania (eliminuje potrzebę przeglądania wszystkich zamówień w poszukiwaniu zmian). Stworzenie efektywnej integracji wymaga analizy API systemu e-commerce na etapie tworzenia integracji.

Elementem związanym z codziennym wykorzystywaniem integracji, jest limit wywołań API (jeżeli korzystamy z platform e-commerce lub zewnętrznych hostingów). Po przekroczeniu tych limitów, API może być w całości niedostępne przez dłuższy czas. Aby zaradzić temu problemowi, potrzebne jest zastosowanie technik związanych z kształtowaniem/tłamszeniem ruchu do API. Najczęściej powoduje to niezauważalny spadek wydajności pojedynczych wywołań, a z drugiej strony zabezpiecza przed zablokowaniem całego API.



5. Technologia to nie wszystko – aspekt ludzki szczególnie istotny

Elementem, który niejednokrotnie wydłuża czas oczekiwania na nowe zamówienia jest konieczność ręcznego uruchomienia integracji. Spora część oprogramowania integracyjnego wymaga ręcznego uruchomienia integracji poprzez kliknięcie “start” w programie integracyjnym. Czynnik ludzki niejednokrotnie jest przyczyną opóźnień - no bo kto nie potrzebuje pójść czasami na kawę czy papierosa. Samo zalogowanie się użytkownika na serwer przy bardziej restrykcyjnych politykach bezpieczeństwa jest kolejnym krokiem, który zabiera czas. Wszystkie te problemy są bardzo skutecznie rozwiązywane przez działania integracji w tle, jak usługa systemowa. Zastosowanie usługi systemowej ma również duża przewagę w sytuacjach awaryjnych - kiedy np. Serwer ERP musiał zostać zrestartowany  integracja uruchomi się wówczas automatycznie, wraz ze startem systemu. Z drugiej strony ręczne uruchomienie integracji zapewnia poczucie kontroli nad systemem  dobrze jest zatem kiedy oprogramowanie integracyjne umożliwia uruchomienie przesyłu zamówień w dwóch trybach.

W codziennej obsłudze integracji, należy również pamiętać o zapewnieniu odpowiedniej liczby licencji do połączenia z ERP (np. Subiekt GT), aby wszyscy pracownicy oraz integracja zawsze mieli możliwość podłączenia się do systemu, jeżeli tylko muszą wykonać na nim istotną akcje.

6. Tysiące zamówień na godzinę? Wszystko da się przyśpieszyć.

Przy bardzo dużej liczbie zamówień i kumulacji spływania zamówień po stronie e-commerce (np. przy systemach integrujących inne systemy e-commerce) istnieje możliwość dalszego zmniejszania czasu oczekiwania na przesłanie się wszystkich zamówień poprzez zrównoleglenie przetwarzania zamówień. Może wiązać się to z koniecznością wykupienia większej ilości licencji w systemie ERP (Jak ma to miejsce np. Subiekt GT lub Comarch ERP Optima) .

7. Ile kosztuje szybka integracja?

Tworzenie szybkiej integracji jest czasochłonne i podatne na błędy. Z tego powodu, tworzenie poprawnie działającej integracji od zera jest dość kosztowne i nie każdy może sobie pozwolić na takie koszty. Sposobem rekomendowanym przez nas jest wykorzystanie gotowych integracji, które specjalizują się w integracjach e-commerce z ERP. Koszty takich integracji najczęściej oscylują w okolicach 50-200 złotych miesięcznie)

W przypadku braku funkcjonalności można zgłosić się do twórców rozwiązania z prośbą o rozszerzenie funkcjonalności lub z prośbą o podpięcie własnej biblioteki rozszerzającej funkcjonalność. W takim wypadku otrzymujemy sprawdzone na szerokim rynku narzędzie, które jest dostosowane do naszych potrzeb.

8. Jak sprawa wygląda w SellIntegro?  wyznaczamy standardy

  • Czas przesyłu zamówienia: do kilku sekund

  • Czas reakcji na wystąpienie zamówienia: kilka sekund (nowy wchodzący standard dostępny na żądanie w momencie pisania artykułu, wcześniejszy standard to 20-60min), możliwość dalszych optymalizacji w rozwiązaniach premium

  • Wymagana akcja od strony użytkownik: nie (w standardzie)

  • Możliwość uruchomienia integracji jako usługi systemowej: tak (w standardzie)

  • Kształtowanie/tłamszenie ruchu: tak(w standardzie)

  • Sposób przetwarzania: sekwencyjny(w standardzie), równoległy(rozwiązania premium)

  • Koszt: ok 50 pln/miesiąc (w standardzie)



UWAGA  Warto zapamiętać:

  • Najistotniejszymi parametrami dla integracji jest

    • Poprawność transformacji dokumentu z e-commerce do ERP

    • Czas przetworzenie jednego zamówienia

    • Czas reakcji na nowe zamówienie

  • Im szybszy czas reakcji integracji na nowe zamówienie, tym mniej istotny czas przetworzenie pojedynczego zamówienia

  • Uruchomienie integracji jako usługi systemowej i eliminacja zaangażowania manualnych akcji znacząco poprawia przestoje i przyspiesza przywrócenie działania systemu w sytuacjach awaryjnych

  • Problemy z licencjami mogą zatrzymać nawet najbardziej efektywną integrację

Notka o autorze:

Tomasz Mazur, CTO w sellintegro.pl/comAPI sp. z o .o., od ponad 10 lat pracujący przy rozwiązaniach integracyjny i tworzeniu narzędzi, zarówno dla mikro przedsiębiorstw jak i międzynarodowych korporacji

Wszystkie komentarze

Leave a Reply