Triki i rozwi─ůzania ksi─Ögowe u┼éatwiaj─ůce ┼╝ycie [PODCAST]

Triki i rozwi─ůzania ksi─Ögowe u┼éatwiaj─ůce ┼╝ycie [PODCAST]

Konrad Szatkowski: Cze┼Ť─ç! Witamy wszystkich bardzo serdecznie. Dzisiaj jest ze mn─ů Pawe┼é Pindera. B─Ödziemy rozmawia─ç o r├│┼╝nych trikach i rozwi─ůzaniach ksi─Ögowych, kt├│re troch─Ö automatyzuj─ů i u┼éatwiaj─ů ┼╝ycie.

Pawe┼é Pindera: Cze┼Ť─ç, witajcie.

KSZ: Przejd┼║my od razu do meritum ÔÇô wysy┼éka faktur drog─ů mailow─ů. Jakie mamy ograniczenia, wymogi?

PP: Kiedy┼Ť kontrahent musia┼é wyrazi─ç zgod─Ö, aby otrzyma─ç faktur─Ö e-mailem. Teraz obostrzenie zosta┼éo zdj─Öte, tak samo jak to dotycz─ůce podpisu. Faktura VAT czy jakikolwiek dokument sprzeda┼╝y nie musi ju┼╝ zawiera─ç podpisu osoby odbieraj─ůcej towar.

KSZ: W porz─ůdku. Kiedy┼Ť trzeba by┼éo wrzuci─ç dokument do paczki i podpisa─ç tak─ů faktur─Ö. Ca┼éy proces papierowy.

PP: Teraz mo┼╝emy wrzuci─ç faktur─Ö do paczki, je┼Ťli chcemy dalej kontynuowa─ç te zwyczaje i nie szkoda nam ┼Ťrodowiska oraz makulatury. Jednak podpis nie jest ju┼╝ wymagany.

KSZ: A jak to jest z klientami? Wymagaj─ů jeszcze faktur papierowych?

PP: Je┼Ťli chodzi o klient├│w to jest r├│┼╝nie, du┼╝o zale┼╝y od bran┼╝y. My obserwujemy, ┼╝e bran┼╝e e-commerce np. sklepy internetowe powi─ůzane z bran┼╝─ů beauty nie pytaj─ů o dokumenty sprzeda┼╝owe. Z kolei klienci z bran┼╝y np. budowlanej czy hurtowni elektrycznej pytaj─ů o te faktury do paczki i dzwoni─ů bezpo┼Ťrednio do sprzedawcy.


KSZ: Ciekawe od czego to zale┼╝y. Tamte firmy s─ů wi─Öksze?┬á

PP: My┼Ťl─Ö, ┼╝e to jest troch─Ö specyfika bran┼╝y i jakie┼Ť konkretne oczekiwania np. instalator na budowie przy rozpakowaniu paczki chce wiedzie─ç, co fizycznie otrzyma┼é i czy dana paczka jest dok┼éadnie t─ů, kt├│r─ů zam├│wi┼é. Tak jak m├│wi─Ö, to s─ů bran┼╝e, kt├│re jeszcze wymagaj─ů przesy┼éania faktur wydrukowanych. Wi─Ökszo┼Ť─ç firm nie wymaga tego i wystarczaj─ůce jest przes┼éanie faktury e-mailem. Powoli staje si─Ö to standardem.

KSZ: A jak to jest w takim razie? Czy można takie faktury wysyłać automatycznie?

PP: My┼Ťl─Ö, ┼╝e nie tylko mo┼╝na, ale i nawet trzeba.

KSZ: W dzisiejszych czasach to ju┼╝ powoli powinien by─ç standard.

PP: Je┼Ťli jeste┼Ťmy w stanie w jaki┼Ť spos├│b zautomatyzowa─ç, usprawni─ç prac─Ö, to czemu tego nie robi─ç? Tutaj z pomoc─ů przychodzimy my, SellIntegro. Mamy mo┼╝liwo┼Ť─ç automatycznej wysy┼éki faktur z danego systemu fakturuj─ůcego np. Subiekt GT czy Optima. Pozwala to na wys┼éanie faktury od razu w momencie jej wystawienia ÔÇô na stanowisku pakowania zamykamy paczk─Ö, wystawiamy faktur─Ö i ta od razu idzie do klienta. Mo┼╝e te┼╝ i┼Ť─ç na status np. je┼╝eli nasz klient korzysta z rozwi─ůza┼ä zewn─Ötrznych, kt├│re monitoruj─ů dostarczanie przesy┼éek. Wysy┼éamy wtedy tak─ů faktur─Ö na status np. w BaseLinkerze. Kiedy BaseLinker otrzyma informacj─Ö, ┼╝e paczka zosta┼éa odebrana, my automatycznie mo┼╝emy wys┼éa─ç tak─ů faktur─Ö na status. Trzecia opcja to wysy┼éanie faktur o okre┼Ťlonej godzinie. Wtedy wiemy, ┼╝e faktury wychodz─ů od nas z firmy np. o 22 czy 23. Przez ca┼éy dzie┼ä mo┼╝emy zmodyfikowa─ç faktur─Ö albo nawet wycofa─ç, bo ten dokument nie wyszed┼é jeszcze poza nasz─ů firm─Ö. Jak ju┼╝ po ustalonej godzinie oka┼╝e si─Ö, ┼╝e chcemy co┼Ť zmodyfikowa─ç, a faktura zosta┼éa przes┼éana do klienta, konieczne jest wystawienie korekty.

KSZ: Z fakturami w sumie nie ma wi─Ökszego problemu, je┼╝eli jest to B2B. Problem zaczyna si─Ö pojawia─ç, kiedy chcemy wprowadzi─ç fiskalizacj─Ö dla klienta detalicznego. Ale z tego obowi─ůzku kasy fiskalnej mo┼╝na zej┼Ť─ç. M├│g┼éby┼Ť to nam troszk─Ö przedstawi─ç, wyja┼Ťni─ç? Jak to si─Ö dzieje? Co si─Ö z tym wi─ů┼╝e? Czy faktycznie to takie trudne? Ten temat przez wielu ksi─Ögowych traktowany jest jednak jako tabu.

PP: Ksi─Ögowe po prostu nie lubi─ů zmian. Kto┼Ť ma swoje utarte schematy dzia┼éania przez X lat i wie, ┼╝e to jest zgodne z przepisami. Sama sprawa jest prosta. Wystarczy wyst─ůpi─ç do Urz─Ödu Skarbowego o zwolnienie z fiskalizacji przy sprzeda┼╝y zdalnej. Wtedy nie mamy obowi─ůzku posiadania drukarki czy kasy fiskalnej. Do ka┼╝dej sprzeda┼╝y po prostu wystawiamy faktur─Ö.


KSZ: W tej ustawie jako wyj─ůtki wymienione s─ů sprzeda┼╝ sprz─Ötu fotograficznego, b─ůd┼║ np. perfum i w├│d toaletowych. Jest ich troszk─Ö wi─Öcej w podpunkcie 4, wi─Öc warto ca┼é─ů t─ů ustaw─Ö prze┼Ťledzi─ç, najlepiej z ksi─Ögowym. My m├│wimy o bardzo og├│lnych aspektach, ale szczeg├│┼éy warto ju┼╝ ustali─ç w firmie na podstawie ustawy.

PP: Diabe┼é tkwi w szczeg├│┼éach. Poza bran┼╝ami, o kt├│rych wspomnia┼ée┼Ť, to u┼╝ywane cz─Ö┼Ťci samochodowe te┼╝ nie mog─ů korzysta─ç ze zwolnienia z fiskalizacji.

KSZ: I płyny eksploatacyjne.

PP: Jest tego troch─Ö. Nie my┼Ťlmy jednak, ┼╝e wi─Ökszo┼Ť─ç bran┼╝ nie mo┼╝e skorzysta─ç ze zwolnienia z fiskalizacji przy sprzeda┼╝y zdalnej. Jest w┼éa┼Ťnie na odwr├│t, czyli powiedzmy 90% jest okej, a te 10% wyj─ůtk├│w jest wymienione w┼éa┼Ťnie w podanej przez Ciebie ustawie.

KSZ: Pawle, w takim razie od strony praktycznej. Prowadzisz sklep stacjonarny ju┼╝ od 10 lat, masz tego Subiekta, jeste┼Ť przyzwyczajony do standardowego modelu, z kt├│rego korzystasz. Teraz chcia┼éby┼Ť to zmieni─ç, otworzy─ç sklep internetowy, sprzedawa─ç na Allegro i przej┼Ť─ç na ten brak fiskalizacji. Jak to wygl─ůda? Czy mo┼╝na po┼é─ůczy─ç sprzeda┼╝ stacjonarn─ů ze sprzeda┼╝─ů internetow─ů?

PP: To zale┼╝y tak naprawd─Ö od dw├│ch rzeczy - czy przechodzimy ze sprzeda┼╝y stacjonarnej na 100% sprzeda┼╝y zdalnej, czy chcemy dalej mie─ç t─ů sprzeda┼╝ stacjonarn─ů i do tego dodatkowo do┼éo┼╝y─ç sprzeda┼╝ przez internet np. Allegro. Je┼╝eli chcemy zlikwidowa─ç punkt stacjonarny i nie b─Ödziemy pobierali p┼éatno┼Ťci got├│wk─ů, to nie ma problemu i mo┼╝emy zupe┼énie zrezygnowa─ç z kasy czy drukarki fiskalnej. Natomiast je┼╝eli chcemy dalej mie─ç sklep i do┼éo┼╝y─ç sprzeda┼╝ przez internet, wtedy mo┼╝emy wyst─ůpi─ç do Urz─Ödu Skarbowego o zwolnienie z fiskalizacji przy sprzeda┼╝y zdalnej. Jest to minimalnie bardziej uci─ů┼╝liwe, poniewa┼╝ musimy rozdzieli─ç osobn─ů numeracj─ů sprzeda┼╝ zdaln─ů od sprzeda┼╝y prowadzonej w sklepie. Tak naprawd─Ö tutaj chodzi g┼é├│wnie o to, w jaki spos├│b klienci p┼éac─ů. Wa┼╝ne jest, ┼╝e dostajemy p┼éatno┼Ť─ç za zam├│wienie poprzez konto bankowe. Nie ma znaczenia czy pierwotnie ten przelew przyjdzie od PayU, przelewy24, jakiegokolwiek innego operatora p┼éatno┼Ťci, czy b─Öd─ů to ┼Ťrodki przelane za pobraniem przez firm─Ö kuriersk─ů czy zwyk┼éy przelew bankowy. Tak czy inaczej, te pieni─ůdze finalnie trafiaj─ů na konto bankowe.

KSZ: Okej, czyli tych komplikacji troch─Ö jest. W takim razie, jak to rozlicza─ç z Urz─Ödem Skarbowym?

PP: Najprostszym rozwi─ůzaniem jest po prostu wydzielenie konta bankowego ÔÇô osobnego na sprzeda┼╝ lokaln─ů, przygotowanie pod to odr─Öbnej numeracji faktur i paragon├│w oraz wydzielenie specjalnego subkonta, na kt├│re b─Öd─ů wp┼éywa┼éy ┼Ťrodki z przelew├│w ze sprzeda┼╝y internetowej. Wtedy z Urz─Ödem Skarbowym jeste┼Ťmy w stanie rozlicza─ç si─Ö na podstawie obrot├│w na koncie.

KSZ: Kasujemy z firmy kas─Ö fiskaln─ů i chcemy prowadzi─ç wy┼é─ůcznie faktury. Co z biurami ksi─Ögowymi, kt├│re rozliczaj─ů si─Ö z klientem na podstawie ilo┼Ťci faktur?

PP: To zale┼╝y tak naprawd─Ö, o jakie faktury chodzi. Je┼╝eli m├│wimy o fakturach kosztowych, to tutaj raczej nic si─Ö nie zmieni. Natomiast je┼╝eli chodzi o faktury sprzeda┼╝owe odno┼Ťnie sprzeda┼╝y zdalnej przez internet, czyli np. na Allegro, to tak jak m├│wili┼Ťmy wcze┼Ťniej ÔÇô robimy osobn─ů numeracj─Ö na te faktury np. z X (nr faktury/X/rok). Wtedy wiemy, ┼╝e p┼éatno┼Ť─ç wpada na specjalnie wydzielone subkonto i rozliczamy si─Ö z Urz─Ödem Skarbowym na podstawie obrot├│w na tym subkoncie, a nie na podstawie ka┼╝dej faktury sprzeda┼╝owej.


KSZ: Super, w takim razie tamten temat ju┼╝ zamkniemy. Przejd┼║my mo┼╝e do automatycznej wymiany dokument├│w mi─Ödzy sp├│┼ék─ů-c├│rk─ů a sp├│┼ék─ů-matk─ů. Z czym to si─Ö je, jak to wygl─ůda i czy tak si─Ö da, bo z tego co wiem, takie rozwi─ůzania te┼╝ w ofercie mamy?

PP: Jasne, jak najbardziej. Ten temat ostatnio si─Ö cz─Östo przewija. Coraz wi─Öcej firm, zazwyczaj produkuj─ůcych, powo┼éuje sp├│┼éki-c├│rki i decyduje, ┼╝eby sprzeda┼╝ przez internet by┼éa realizowana przez sp├│┼éki-c├│rki na prawach takich, jakie maj─ů pozostali dystrybutorzy. Jest to rozwi─ůzanie, z kt├│rego korzysta ju┼╝ kilkunastu naszych klient├│w i dzia┼éa fajnie. Jest rozwi─ůzaniem dedykowanym, kt├│re zawsze musimy dostosowa─ç pod konkretn─ů firm─Ö. Dzia┼éa w ten spos├│b, ┼╝e na bie┼╝─ůco do sp├│┼éki-c├│rki sp┼éywaj─ů zam├│wienia od klient├│w. Nast─Öpnie, kiedy operator systemu decyduje si─Ö na realizacj─Ö zam├│wie┼ä, oznacza je zbiorczo w Subiekcie i przesy┼éa do sp├│┼éki-matki. W Subiekcie sp├│┼éki-c├│rki jest tworzone zam├│wienie do dostawcy, natomiast w sp├│┼éce-matce jest generowany dokument wydania zewn─Ötrznego. Nast─Öpnie sp├│┼éka-c├│rka przyjmuje ten towar do siebie na stan, rozlicza i wystawia wszystkie faktury sprzeda┼╝owe. Tak─ů operacj─Ö mo┼╝emy dowolnie powtarza─ç w ci─ůgu dnia.

KSZ: Czyli robimy obr├│t towaru mi─Ödzy dostawc─ů a odbiorc─ů, kt├│ry dzieje si─Ö praktycznie automatycznie.

PP: Tak, dok┼éadnie. Zaznaczamy 30 zam├│wie┼ä, 30 zam├│wie┼ä scala si─Ö w jedno zam├│wienie do dostawcy. To si─Ö przysy┼éa do sp├│┼éki-matki, sp├│┼éka-matka realizuje te zam├│wienia, kt├│re s─ů mo┼╝liwe do zrealizowania i przerzuca towar na sp├│┼ék─Ö-c├│rk─Ö. Nast─Öpnie na koniec dnia, o ┼╝─ůdanym czasie np. 21-22, jest generowana jedna faktura sprzeda┼╝y mi─Ödzy sp├│┼ék─ů-matk─ů a sp├│┼ék─ů-c├│rk─ů.

KSZ: Okej, w porz─ůdku. Dzi─Ökuj─Ö Ci Pawle, ┼╝e wpad┼ée┼Ť do nas i uda┼éo si─Ö co┼Ť nagra─ç.

PP: Dzi─Öki, staram si─Ö bywa─ç w firmie codziennie.

KSZ: Staramy si─Ö dla Was robi─ç za ka┼╝dym razem coraz lepsze materia┼éy, zmienili┼Ťmy tym razem mikrofony.

PP: Mam nadzieję, że już nie będziemy mieli tego pogłosu.

KSZ: Dokładnie, tym razem wszystko będzie okej. Zapraszamy na kolejny materiał, który pewnie będzie już wkrótce. A teraz się z Wami żegnamy. Do zobaczenia!



Wszystkie komentarze

Leave a Reply