Szybsza praca firmy? Zobacz, jak DreamTeam optymalizuje czas pracowników!

Problem

Klient wykonywał kilka powtarzalnych procesów w swojej firmie, które zajmowały kilkadziesiąt godzin tygodniowo pracownikom. W konsekwencji firma szybko osiągnęła sufit, którego nie mogła przebić. Pomimo wciąż rosnącej liczby zamówień, zasoby firmy nie pozwalały na ich efektywną obsługę.

Kluczowym obszarem, który zajmował pracownikom firmy najwięcej czasu, było ręczne przesyłanie kartotek produktowych z platformy e-commerce Magento do systemu ERP Subiekt Nexo PRO. Ponadto, firma nie automatyzowała procesu wysyłki elektronicznych faktur, co dodatkowo obciążało pracowników.

Drugim problemem dla pracowników było ręczne wykonywanie przyjęcia zewnętrznego, czyli wprowadzenia do systemu ERP faktury produktu przyjętego na magazyn.

Proces

Zespół DreamTeam wprowadził integrację, która zautomatyzowała proces przesyłania kartoteki produktów, wykorzystując w tym celu plik CSV. Można go porównać do pliku popularnego Excela, w którym znajduje się lista produktów wraz z opisującymi je cechami, m.in. 

• nazwą, 
• opisem, 
• ceną,
• innymi informacjami o produkcie. 
  

Plik CSV zostaje automatycznie przesłany do systemu ERP i w ten sposób dodaje produkty do jego bazy. W konsekwencji zarówno w bazie platformy e-commerce, jak i systemu ERP znajdują się informacje o tych samych produktach.

Następnym etapem była automatyzacja wysyłki elektronicznych faktur. Integracja automatycznie wysyła faktury do klienta na jego adres e-mail, dzięki czemu sprzedawca nie musi jej drukować oraz dołączać do wysyłanej paczki. Zgodnie z treścią art. 106n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług dostarczenie faktury elektronicznej jest dopuszczalne, ale wymaga zgody adresata na taki sposób otrzymania dokumentu. Jednak przepisy nie określają jej formy, dlatego dopuszcza się zgody pisemne, ustne, a także dorozumiane. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o elektronicznych fakturach, zobacz nasz artykuł!

Automatyczna wysyłka faktur nie tylko usprawnia pracę firmy i odciąża jej pracowników od powtarzalnego obowiązku, ale także eliminuje ryzyko popełnienia błędu, np. dołączenia niewłaściwej faktury do paczki lub niewysłania jej wcale.

Ostatnim etapem było zautomatyzowanie procesu przyjęcia zewnętrznego - czyli wprowadzenia do systemu ERP faktury produktu przyjętego na magazyn.

Dzięki stworzonej integracji firma może wykonać przyjęcie zewnętrzne zbiorczo oraz z poziomu systemu ERP, podczas gdy wcześniej nie było to możliwe. Cały proces odbywa się na podstawie listy złożonych zamówień - na jej podstawie automatycznie powstają raporty, które następnie są eksportowane do pliku Excel. 

W takiej formie pracownik ma przejrzysty dostęp do wszystkich złożonych zamówień, może przeglądać oraz edytować dotyczące je informacje, a także sprawdzić, czy znajdują się wśród nich wszystkie zamówienia, które wpłynęły do sklepu.

Wyniki

Automatyzacja przesyłania kartotek produktów

Przed integracją:

• 60 - liczba godzin, którą pracownicy spędzali każdego tygodnia na przesyłaniu kartotek produktów.
  

Po integracji:

• 47 - liczba godzin, którą pracownicy spędzali na przesyłaniu kartotek produktów w 1 tygodniu po wdrożeniu integracji.
• 24 - liczba godzin, którą pracownicy spędzali na przesyłaniu kartotek produktów w 2 tygodniu po wdrożeniu integracji.
• 13 - liczba godzin, którą pracownicy spędzali na przesyłaniu kartotek produktów w 3 tygodniu po wdrożeniu integracji.
• 3,5 - liczba godzin, którą pracownicy spędzali na przesyłaniu kartotek produktów w 4 tygodniu po wdrożeniu integracji.

‍

Automatyzacja wysyłki faktur Przed integracją:

60 - liczba godzin w tygodniu spędzona na wystawianiu i wysyłaniu faktur.

Po integracji:

4 - liczba godzin w 1 tygodniu po wdrożeniu integracji spędzona na wystawianiu i wysyłaniu faktur.
‍

‍

Podsumowanie, czyli po co to wszystko?

Dzięki trzem integracjom stworzonym przez DreamTeam, firma zyskała automatyzację procesów, które zajmowały pracownikom najwięcej czasu:

• przesyłania kartotek produktów między sklepem Magento a systemem ERP Subiekt Nexo PRO,
• wysyłki elektronicznych faktur na adres e-mail,
• przyjęcia zewnętrznego.
  

W rezultacie, po miesiącu działania integracji, pracownicy oszczędzają nawet 112 godzin w tygodniu na ręcznym realizowaniu procesów.