Jak przesyłać zamówienia z Subiekta nexo PRO do BaseLinkera?

Ważne informacje na początek

Jeśli jesteś sprzedawcą e-commerce poszukującym efektywnego sposobu na automatyzację i usprawnienie procesu przesyłania zamówień z Twojego sklepu online do systemu ERP Subiekt nexo PRO, ta wtyczka jest dla Ciebie. Umożliwia ona bezproblemowe generowanie zamówień od klientów lub bezpośrednio dokumentów sprzedaży w Subiekcie nexo PRO, bazując na informacjach z zamówień złożonych w systemie BaseLinker. 

Kluczową funkcjonalnością wtyczki jest możliwość tworzenia dokumentów rezerwujących stan magazynowy, co jest niezbędne do efektywnej obsługi zamówień i zarządzania magazynem. 

Ponadto oferuje zaawansowane opcje mapowania towarów oraz kontrahentów między systemami, co znacząco upraszcza proces zarządzania danymi. Dla użytkowników, którzy cenią sobie maksymalną wydajność, wtyczka zapewnia także opcję automatycznego generowania i drukowania dokumentów sprzedaży. Co ważne, została zaprojektowana z myślą o łatwej samodzielnej konfiguracji, kierując się prostym scenariuszem opartym na szeregu pytań, dzięki czemu szybko dostosujesz ją do swoich indywidualnych potrzeb.

Scenariusz konfiguracyjny krok po kroku

Na wstępie warto podkreślić, że kluczowe znaczenie ma świadomość posiadania przez każdego klienta unikalnego ID. To ID, uzależnione od źródła uruchomienia integracji, jest opatrzone różnymi przedrostkami, co ma istotne znaczenie podczas kontaktu z działem wsparcia oraz w dalszym procesie konfiguracji. 

Dodatkowo należy być świadomym, którą wersję integracji się posiadamy. Ta informacja umożliwi dostosowanie ustawień w sposób najbardziej efektywny, zapewniając płynność przepływu danych pomiędzy systemami. Dla głębszego zrozumienia procesu i dostępu do pełnej gamy funkcjonalności zachęcamy do zapoznania się z dodatkowymi materiałami dostępnymi w sekcji pomocy, co ułatwi pełną konfigurację i wykorzystanie potencjału obu narzędzi.

Określ do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia

Dzięki tej funkcjonalności naszej integracji Subiekta nexo PRO z BaseLinkerem masz swobodę wyboru okresu, z jakiego zamówienia zostaną wciągnięte do przetworzenia. Standardowo, zakres ten oscyluje od 1 do 14 dni wstecz. Jest to idealne rozwiązanie dla sprzedawców, którzy pragną utrzymać bieżący przepływ zamówień. Jeśli jednak twoje potrzeby biznesowe wykraczają poza ten okres, mamy dla Ciebie opcję rozszerzenia. SI Extender, nasze dedykowane rozszerzenie funkcjonalności, pozwala na przetwarzanie zamówień z okresu nawet do 150 dni wstecz. 

Przetwarzanie zamówień przed konfiguracją integracji

Decyzja o przetwarzaniu zamówień istniejących przed skonfigurowaniem integracji Subiekta nexo PRO z BaseLinkerem jest kluczowa dla płynności operacyjnej Twojego e-commerce. Dostępne są dwie opcje: możesz zdecydować się na przetwarzanie wyłącznie dokumentów dodanych po pierwszym skonfigurowaniu integracji, co oznacza, że integracja nie będzie sięgać wstecz dalej niż do dnia jej aktywacji. 

Alternatywnie, jeśli zależy Ci na włączeniu do przetwarzania również zamówień starszych, integracja może obejmować dokumenty sprzed konfiguracji, domyślnie do 7 dni wstecz, z możliwością rozszerzenia tego zakresu aż do 90 dni przez zakup SI Extendera. Pamiętaj, że wybranie tej opcji wiąże się z ograniczeniem maksymalnego zakresu działania integracji do konkretnej, wskazanej daty. 

Automatyczne uruchomienie integracji

Integracja oferuje elastyczność, dzięki możliwości wyboru, jak chcesz, aby działała. Czy to poprzez automatyczne uruchomienia, które eliminują potrzebę ciągłego monitorowania systemu, czy przez manualne aktywacje, kiedy potrzebujesz większej kontroli nad procesem.

Automatyczne uruchomienie pozwala na ustawienie interwałów czasowych między aktywacjami wtyczki, określenie godzin, w których ma ona działać (między 1:00 a 23:00), a także wybór dni tygodnia, które najlepiej pasują do Twojego harmonogramu pracy. Ta funkcjonalność to nie tylko wygoda, ale i pewność, że każde zamówienie zostanie przetworzone na czas, bez konieczności stałego przypominania sobie o potrzebie uruchomienia integracji. Dla tych, którzy preferują pełną kontrolę, opcja manualnego uruchamiania daje możliwość precyzyjnego decydowania o momencie aktywacji.

Połączenie z Subiektem nexo PRO

Aby zainicjować ten proces, konieczne jest wprowadzenie danych logowania do Subiekt nexo PRO w integratorze, który pobieramy po zakończeniu konfiguracji scenariusza. Ważne jest, by pamiętać, że pobranie integratora jest wymagane tylko raz - przy pierwszej konfiguracji scenariusza. Nie ma potrzeby pobierania go ponownie, nawet jeśli planujesz dodawać kolejne wtyczki czy wprowadzać zmiany w konfiguracji. 

Połączenie z BaseLinkerem

Aby rozpocząć ten proces, pierwszym krokiem jest bezpieczne pobranie tokenu API, które umożliwi bezproblemową komunikację pomiędzy systemami. Można to zrobić, przechodząc do zakładki API w sekcji Moje konto i klikając przycisk „kopiuj do schowka”. Jest to prosty, ale niezwykle ważny etap, ponieważ podanie nieprawidłowego klucza API może skutkować niemożnością zapisania scenariusza integracyjnego oraz przesłaniem potrzebnych danych. Dlatego zalecamy dokładne sprawdzenie podanego klucza, aby zapewnić płynne i efektywne zarządzanie zamówieniami.

Określenie statusu dokumentów, jakie chcemy przetwarzać do Subiekt nexo PRO

Ta funkcjonalność oferuje elastyczność w zarządzaniu zamówieniami, dzięki czemu możesz dostosować integrację do swoich unikalnych potrzeb biznesowych. Opcja "Wszystkie" umożliwia integracji przeglądanie wszystkich statusów zamówień w BaseLinker, aby przetwarzać te, które jeszcze nie znalazły swojego miejsca w Subiekt nexo PRO. Działa to na zasadzie sprawdzania, czy dane zamówienie zostało już przetworzone, wykorzystując do tego unikatowy numer oryginału dokumentu, oznaczony jako B_NumerZamówienia. 

Z kolei opcja "O statusie" pozwala na selektywne przetwarzanie zamówień według konkretnych statusów, które można określić ręcznie lub wybrać z dostępnej listy. To podejście zapewnia jeszcze większą kontrolę nad tym, jakie zamówienia są przenoszone do Subiekt nexo PRO. 

Podsumowanie

Integracje oferuje wiele innych funkcjonalności m.in: określanie statusów zamówień poprawnie przeniesionych/z błędem lub nadawanie statusów zamówieniom w przypadku braku towaru. Wszystkie te informacje znajdziesz  w dokładnej dokumentacji wtyczki.