System magazynowy (WMS) – czym jest i jak go używać?

Co to jest system magazynowy (WMS)?

System magazynowy WMS, czyli Warehouse Management System to program informatyczny do zarządzania produktami znajdującymi się w magazynie oraz optymalizacji wszelkich zachodzących w nim procesów. Monitoruje wszystkie zarejestrowane operacje w obiekcie – od przyjęcia towaru, przez jego składowanie i kompletację, aż po weryfikację i wydanie.

System magazynowy może pełnić funkcję jednego z modułów systemu ERP przedsiębiorstwa albo być całkowicie osobnym narzędziem, który wspiera działanie firmy w połączeniu z systemem ERP.

Funkcje, czyli co potrafi system magazynowy?

Systemy magazynowe mają liczne funkcje, dzięki którym potrafią kompleksowo zarządzać operacjami magazynowymi, jednak wśród nich wyróżnia się cztery podstawowe:

• Zarządzanie przyjęciami, czyli wprowadzanie do magazynu towarów pochodzących z różnych źródeł – zakupu u dostawcy, wymiany pomiędzy magazynami lub zwrotu od klienta. Ta funkcja kontroluje różnorodność, ilość, właściwości, stan i jakość towaru;
• Zarządzanie lokalizacją, czyli koordynacja umieszczania towarów w magazynie oraz określanie najlepszej lokalizacji, biorąc pod uwagę rodzaj, właściwości, wymiar i inne cechy towarów;
• Zarządzanie kontrolą stanu magazynowego, która to funkcja określa położenie, stan oraz ilość magazynowanych towarów;
• Zarządzanie procesami wysyłki, czyli zamówieniami wysyłanymi do klientów, przesunięciami towarów między magazynami lub zwrotami do dostawców.

Każda z powyższych funkcji podstawowych obejmuje konkretne operacje zachodzące w magazynie:

1. Zarządzanie przyjęciami:

• Odebranie – może przybrać trzy formy:
  - przyjęcie towarów nieumieszczonych na paletach, które najpierw konsoliduje się w różnych pojemnikach, a następnie rejestruje ich właściwości, atrybuty logistyczne i umieszcza w magazynie;
  - przyjęcie towarów umieszczonych na paletach;
  - przyjęcie towarów pochodzących ze zwrotów, które może obejmować m.in. kontrolę stanu towaru przed jego zamagazynowaniem;
• Pobranie danych logistycznych (m.in. waga, temperatura, numer seryjny towaru), które umożliwiają identyfikację stanu magazynowego;
• Etykietowanie pojemników i towarów, które polega na tworzeniu etykiet z kodami kreskowymi dla towarów w magazynie – dzięki temu można zidentyfikować jakie operacje zostały wykonane z danym towarem;
• Zamknięcie przyjęcia, które polega na wysłaniu do systemu ERP informacji, ile towarów przyjęto do magazynu.

2. Zarządzanie lokalizacją:

• Za pomocą reguł i strategii, które polega na wyborze dla określonego towaru właściwego miejsca w magazynie, na podstawie jego parametrów, takich jak zdolność do rotacji, wielkość, rodzaj itp;
• Cross-docking znajduje zastosowanie, gdy do magazynu skierowany zostaje towar, który zawiera w sobie produkt będący częścią aktywnego zamówienia. Wówczas taki towar zostaje umieszczony w strefie kompletacji, a dopiero po skompletowaniu zamówienia jego pozostała część trafia do magazynu;
• Zarządzanie uzupełnieniem i konsolidacją, którego celem jest uzupełnienie nowo przyjętym towarem stanowisk w magazynie, w których ilość towaru jest niewielka.

3. Zarządzanie kontrolą stanu magazynowego:

• Wyświetlenie mapy magazynu, które umożliwia przedstawienie obiektu w formie graficznej z zaprezentowaniem jego lokalizacji.
• Funkcje pozwalające sprawdzać i modyfikować dane dotyczące m.in. uszkodzeń i strat.
• Funkcje, które umożliwiają wykonanie operacji wspomagających zarządzanie stanem magazynowym, np. obliczanie rotacji artykułów.
• Przeliczenie i inwentaryzacja, które umożliwiają przeprowadzenie inwentaryzacji całego magazynu, danej lokalizacji, strefy lub konkretnej partii artykułów.

4. Zarządzanie procesami wysyłki:

• Przygotowanie ładunku do wydania z magazynu, czyli grupowanie zamówień i przypisanie ich do doków wysyłkowych oraz operatorów odpowiedzialnych za kompletację;
• Etykietowanie wysyłek, dzięki czemu możliwe staje się identyfikowanie zamówienia;
• Dokumentowanie wydawanych wysyłek;
• Koordynacja procesu załadunku wysyłek na pojazdy.

Korzyści, czyli co firma zyskuje na systemach magazynowych?

Systemy magazynowe mają liczne funkcje, ale jakie korzyści wynikają z nich dla firmy?

• Obniżenie kosztów amortyzacji towarów oraz ich składowania;
• Usprawnienie pracy magazynu poprzez m.in.:
  - eliminacje ręcznego wprowadzania dostaw i wydania towarów,
  - przyspieszenie odnajdywania towarów w magazynie,
  - aktualizowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym;
• Optymalizacja procesu wysyłek towarów do klientów;
• Eliminacja niezgodności stanów magazynowych;
• Sprawne wystawianie dokumentów magazynowych, w tym PZ i WZ;
• Zapobieganie powstawaniu braków towarów w magazynie;
• Ułatwienie dokonywania zakupów poprzez możliwość wglądu do magazynu;
• Obsługa dowolnej liczby operatorów, terminali mobilnych oraz adresów wysyłek.

Jednak systemy magazynowe generują korzyści w szczególności dla firm działających w branży e-commerce. Dzięki nim:

• sklep internetowy może obsługiwać więcej zamówień, ze względu na większą wydajność i szybszą obsługę operacji wykonywanych w magazynie,
• klienci składają mniej reklamacji oraz zwrotów produktów, ze względu na eliminacje pomyłek na etapie kompletowania i wysyłki zamówień,
• sklep internetowy, stacjonarny, aukcje internetowe oraz inne kanały sprzedaży synchronizują swoje stany magazynowe,
• następuje automatyzacja procesu zamawiania kuriera oraz generowania listów przewozowych,
• klienci mają dostęp do produktów dostępnych w magazynach, dlatego systemy eliminują ryzyko zamówienia towaru, którego nie ma na stanie,
• klienci mogą oszacować czas realizacji swoich zamówień.

Kto zyska najwięcej na systemie magazynowym?

Na wdrożeniu systemu magazynowego zyskują zarówno duże, jak i średnie i małe firmy. WMS zapewnia usprawnienie pracy wszystkim podmiotom zaangażowanym w proces magazynowania produktu – producentowi, dystrybutorowi oraz klientowi. Jednak system magazynowy przede wszystkim ułatwia wykonywanie obowiązków:

• właścicielom firm i kadrze zarządzającej,
• operatorom i usługodawcom detalicznym, a także
• pracownikom magazynów.

Pod kątem kryterium branży, systemy magazynowe są nierozerwalnie związane z funkcjonowaniem firm logistycznych, jednak znajdują także zastosowanie w branży:

• produkcyjnej – do zarządzania magazynami surowców, półfabrykatów, wyrobów gotowych, opakowań zwrotnych, form, matryc i odkuwek,
• budowlanej – do magazynowania materiałów budowlanych, eksploatacyjnych, konstrukcji stalowych, sprzętu i paliwa.

Wdrożenie systemu magazynowego

Aby efektywnie korzystać z funkcji systemu magazynowego, trzeba zadbać o jego właściwe wdrożenie do struktury firmy. Ze względu na zróżnicowaną działalność przedsiębiorstw, wdrożenie systemu WMS powinno uwzględniać indywidualne potrzeby, możliwości i warunki każdego z nich – czyli stanowić rozwiązanie szyte na miarę.

Skrócony schemat wdrażania systemu WMS składa się z trzech etapów:

1. Przeprowadzenia analizy w celu poznania potrzeb oraz oczekiwań klienta. Wówczas wdrażający ma szanse poznać bliżej klienta, specyfikę jego pracy, branży, a także ocenić czy i w jakim stopniu potrzebuje systemu magazynowego. Analiza kończy się opracowaniem przede wszystkim diagnozy aktualnie prowadzonych procesów magazynowych wraz z przedstawieniem ich przewidywanego stanu po wdrożeniu systemu, a także ustaleniem harmonogramu prac.
2. Dostosowania wyjściowej wersji systemu magazynowego do potrzeb i oczekiwań klienta na podstawie informacji uzyskanych z analizy. W praktyce polega to na konfiguracji istniejących i budowie całkowicie nowych części magazynu oraz wprowadzaniu konkretnych parametrów dotyczących m.in. towarów i jednostek ładunkowych.
3. Przeprowadzenia testu sprawności funkcjonowania nowego systemu magazynowego, a także szkolenia dla pracowników i innych osób, które będą go obsługiwać.

Ważnym etapem wdrożenia systemu magazynowego jest także jego synchronizacja z innym oprogramowaniem, z którego korzysta firma, np. systemem ERP, np. Subiekt GT lub Comarch ERP Optima.

W celu uniknięcia błędów na tym ważnym etapie powierz synchronizację programistom z SellIntegro, którzy przygotują indywidualną integrację systemu magazynowego z pozostałym oprogramowaniem informatycznym firmy. Dzięki temu zyskasz sprawnie funkcjonującą sieć systemów skrojoną pod potrzeby i możliwości twojego biznesu oraz wsparcie konsultantów.

System magazynowy - dlaczego warto?

Wdrożenie systemu WMS jest konieczne na pewny etapie rozwoju firmy, gdy zwiększa się liczba procesów zachodzących w magazynie oraz zamówień składanych przez klientów. Wówczas jedynie sprawnie działający WMS jest w stanie poprawnie koordynować pracę magazynu bez ponoszenia dodatkowych kosztów na poszerzanie kadry pracowników lub zwiększanie powierzchni magazynowej. Systemy magazynowe pozwalają uwolnić potencjał firmy przez stopniowe skalowanie liczby zamówień, przy jednoczesnych zmniejszaniu liczby pomyłek i błędów.