Triki i rozwiązania księgowe ułatwiające życie

Transkrypcja podcastu - Triki i rozwiązania księgowe ułatwiające życie

‍

Konrad Szatkowski: Cześć! Witamy wszystkich bardzo serdecznie. Dzisiaj jest ze mną Paweł Pindera. Będziemy rozmawiać o różnych trikach i rozwiązaniach księgowych, które trochę automatyzują i ułatwiają życie.

‍

Paweł Pindera: Cześć, witajcie.

‍

KSZ: Przejdźmy od razu do meritum – wysyłka faktur drogą mailową. Jakie mamy ograniczenia, wymogi?

‍

PP: Kiedyś kontrahent musiał wyrazić zgodę, aby otrzymać fakturę e-mailem. Teraz obostrzenie zostało zdjęte, tak samo jak to dotyczące podpisu. Faktura VAT czy jakikolwiek dokument sprzedaży nie musi już zawierać podpisu osoby odbierającej towar.

‍

KSZ: W porządku. Kiedyś trzeba było wrzucić dokument do paczki i podpisać taką fakturę. Cały proces papierowy.

‍

PP: Teraz możemy wrzucić fakturę do paczki, jeśli chcemy dalej kontynuować te zwyczaje i nie szkoda nam środowiska oraz makulatury. Jednak podpis nie jest już wymagany.

‍

KSZ: A jak to jest z klientami? Wymagają jeszcze faktur papierowych?

‍

PP: Jeśli chodzi o klientów to jest różnie, dużo zależy od branży. My obserwujemy, że branże e-commerce np. sklepy internetowe powiązane z branżą beauty nie pytają o dokumenty sprzedażowe. Z kolei klienci z branży np. budowlanej czy hurtowni elektrycznej pytają o te faktury do paczki i dzwonią bezpośrednio do sprzedawcy.

KSZ: Ciekawe od czego to zależy. Tamte firmy są większe?

‍

PP: Myślę, że to jest trochę specyfika branży i jakieś konkretne oczekiwania np. instalator na budowie przy rozpakowaniu paczki chce wiedzieć, co fizycznie otrzymał i czy dana paczka jest dokładnie tą, którą zamówił. Tak jak mówię, to są branże, które jeszcze wymagają przesyłania faktur wydrukowanych. Większość firm nie wymaga tego i wystarczające jest przesłanie faktury e-mailem. Powoli staje się to standardem.

‍

KSZ: A jak to jest w takim razie? Czy można takie faktury wysyłać automatycznie?

‍

PP: Myślę, że nie tylko można, ale i nawet trzeba.

‍

KSZ: W dzisiejszych czasach to już powoli powinien być standard.

‍

PP: Jeśli jesteśmy w stanie w jakiś sposób zautomatyzować, usprawnić pracę, to czemu tego nie robić? Tutaj z pomocą przychodzimy my, SellIntegro. Mamy możliwość automatycznej wysyłki faktur z danego systemu fakturującego np. Subiekt GT czy Optima. Pozwala to na wysłanie faktury od razu w momencie jej wystawienia – na stanowisku pakowania zamykamy paczkę, wystawiamy fakturę i ta od razu idzie do klienta. Może też iść na status np. jeżeli nasz klient korzysta z rozwiązań zewnętrznych, które monitorują dostarczanie przesyłek. Wysyłamy wtedy taką fakturę na status np. w BaseLinkerze. Kiedy BaseLinker otrzyma informację, że paczka została odebrana, my automatycznie możemy wysłać taką fakturę na status. Trzecia opcja to wysyłanie faktur o określonej godzinie. Wtedy wiemy, że faktury wychodzą od nas z firmy np. o 22 czy 23. Przez cały dzień możemy zmodyfikować fakturę albo nawet wycofać, bo ten dokument nie wyszedł jeszcze poza naszą firmę. Jak już po ustalonej godzinie okaże się, że chcemy coś zmodyfikować, a faktura została przesłana do klienta, konieczne jest wystawienie korekty.

‍

KSZ: Z fakturami w sumie nie ma większego problemu, jeżeli jest to B2B. Problem zaczyna się pojawiać, kiedy chcemy wprowadzić fiskalizację dla klienta detalicznego. Ale z tego obowiązku kasy fiskalnej można zejść. Mógłbyś to nam troszkę przedstawić, wyjaśnić? Jak to się dzieje? Co się z tym wiąże? Czy faktycznie to takie trudne? Ten temat przez wielu księgowych traktowany jest jednak jako tabu.

‍

PP: Księgowe po prostu nie lubią zmian. Ktoś ma swoje utarte schematy działania przez X lat i wie, że to jest zgodne z przepisami. Sama sprawa jest prosta. Wystarczy wystąpić do Urzędu Skarbowego o zwolnienie z fiskalizacji przy sprzedaży zdalnej. Wtedy nie mamy obowiązku posiadania drukarki czy kasy fiskalnej. Do każdej sprzedaży po prostu wystawiamy fakturę.

KSZ: W tej ustawie jako wyjątki wymienione są sprzedaż sprzętu fotograficznego, bądź np. perfum i wód toaletowych. Jest ich troszkę więcej w podpunkcie 4, więc warto całą tą ustawę prześledzić, najlepiej z księgowym. My mówimy o bardzo ogólnych aspektach, ale szczegóły warto już ustalić w firmie na podstawie ustawy.

‍

PP: Diabeł tkwi w szczegółach. Poza branżami, o których wspomniałeś, to używane części samochodowe też nie mogą korzystać ze zwolnienia z fiskalizacji.

‍

KSZ: I płyny eksploatacyjne.

‍

PP: Jest tego trochę. Nie myślmy jednak, że większość branż nie może skorzystać ze zwolnienia z fiskalizacji przy sprzedaży zdalnej. Jest właśnie na odwrót, czyli powiedzmy 90% jest okej, a te 10% wyjątków jest wymienione właśnie w podanej przez Ciebie ustawie.

‍

KSZ: Pawle, w takim razie od strony praktycznej. Prowadzisz sklep stacjonarny już od 10 lat, masz tego Subiekta, jesteś przyzwyczajony do standardowego modelu, z którego korzystasz. Teraz chciałbyś to zmienić, otworzyć sklep internetowy, sprzedawać na Allegro i przejść na ten brak fiskalizacji. Jak to wygląda? Czy można połączyć sprzedaż stacjonarną ze sprzedażą internetową?

‍

PP: To zależy tak naprawdę od dwóch rzeczy - czy przechodzimy ze sprzedaży stacjonarnej na 100% sprzedaży zdalnej, czy chcemy dalej mieć tą sprzedaż stacjonarną i do tego dodatkowo dołożyć sprzedaż przez internet np. Allegro. Jeżeli chcemy zlikwidować punkt stacjonarny i nie będziemy pobierali płatności gotówką, to nie ma problemu i możemy zupełnie zrezygnować z kasy czy drukarki fiskalnej. Natomiast jeżeli chcemy dalej mieć sklep i dołożyć sprzedaż przez internet, wtedy możemy wystąpić do Urzędu Skarbowego o zwolnienie z fiskalizacji przy sprzedaży zdalnej. Jest to minimalnie bardziej uciążliwe, ponieważ musimy rozdzielić osobną numeracją sprzedaż zdalną od sprzedaży prowadzonej w sklepie. Tak naprawdę tutaj chodzi głównie o to, w jaki sposób klienci płacą. Ważne jest, że dostajemy płatność za zamówienie poprzez konto bankowe. Nie ma znaczenia czy pierwotnie ten przelew przyjdzie od PayU, przelewy24, jakiegokolwiek innego operatora płatności, czy będą to środki przelane za pobraniem przez firmę kurierską czy zwykły przelew bankowy. Tak czy inaczej, te pieniądze finalnie trafiają na konto bankowe.

‍

KSZ: Okej, czyli tych komplikacji trochę jest. W takim razie, jak to rozliczać z Urzędem Skarbowym?

‍

PP: Najprostszym rozwiązaniem jest po prostu wydzielenie konta bankowego – osobnego na sprzedaż lokalną, przygotowanie pod to odrębnej numeracji faktur i paragonów oraz wydzielenie specjalnego subkonta, na które będą wpływały środki z przelewów ze sprzedaży internetowej. Wtedy z Urzędem Skarbowym jesteśmy w stanie rozliczać się na podstawie obrotów na koncie.

‍

KSZ: Kasujemy z firmy kasę fiskalną i chcemy prowadzić wyłącznie faktury. Co z biurami księgowymi, które rozliczają się z klientem na podstawie ilości faktur?

‍

PP: To zależy tak naprawdę, o jakie faktury chodzi. Jeżeli mówimy o fakturach kosztowych, to tutaj raczej nic się nie zmieni. Natomiast jeżeli chodzi o faktury sprzedażowe odnośnie sprzedaży zdalnej przez internet, czyli np. na Allegro, to tak jak mówiliśmy wcześniej – robimy osobną numerację na te faktury np. z X (nr faktury/X/rok). Wtedy wiemy, że płatność wpada na specjalnie wydzielone subkonto i rozliczamy się z Urzędem Skarbowym na podstawie obrotów na tym subkoncie, a nie na podstawie każdej faktury sprzedażowej.

KSZ: Super, w takim razie tamten temat już zamkniemy. Przejdźmy może do automatycznej wymiany dokumentów między spółką-córką a spółką-matką. Z czym to się je, jak to wygląda i czy tak się da, bo z tego co wiem, takie rozwiązania też w ofercie mamy?

‍

PP: Jasne, jak najbardziej. Ten temat ostatnio się często przewija. Coraz więcej firm, zazwyczaj produkujących, powołuje spółki-córki i decyduje, żeby sprzedaż przez internet była realizowana przez spółki-córki na prawach takich, jakie mają pozostali dystrybutorzy. Jest to rozwiązanie, z którego korzysta już kilkunastu naszych klientów i działa fajnie. Jest rozwiązaniem dedykowanym, które zawsze musimy dostosować pod konkretną firmę. Działa w ten sposób, że na bieżąco do spółki-córki spływają zamówienia od klientów. Następnie, kiedy operator systemu decyduje się na realizację zamówień, oznacza je zbiorczo w Subiekcie i przesyła do spółki-matki. W Subiekcie spółki-córki jest tworzone zamówienie do dostawcy, natomiast w spółce-matce jest generowany dokument wydania zewnętrznego. Następnie spółka-córka przyjmuje ten towar do siebie na stan, rozlicza i wystawia wszystkie faktury sprzedażowe. Taką operację możemy dowolnie powtarzać w ciągu dnia.

‍

KSZ: Czyli robimy obrót towaru między dostawcą a odbiorcą, który dzieje się praktycznie automatycznie.

‍

PP: Tak, dokładnie. Zaznaczamy 30 zamówień, 30 zamówień scala się w jedno zamówienie do dostawcy. To się przysyła do spółki-matki, spółka-matka realizuje te zamówienia, które są możliwe do zrealizowania i przerzuca towar na spółkę-córkę. Następnie na koniec dnia, o żądanym czasie np. 21-22, jest generowana jedna faktura sprzedaży między spółką-matką a spółką-córką.

‍

KSZ: Okej, w porządku. Dziękuję Ci Pawle, że wpadłeś do nas i udało się coś nagrać.

‍

PP: Dzięki, staram się bywać w firmie codziennie.

‍

KSZ: Staramy się dla Was robić za każdym razem coraz lepsze materiały, zmieniliśmy tym razem mikrofony.

‍

PP: Mam nadzieję, że już nie będziemy mieli tego pogłosu.

‍

KSZ: Dokładnie, tym razem wszystko będzie okej. Zapraszamy na kolejny materiał, który pewnie będzie już wkrótce. A teraz się z Wami żegnamy. Do zobaczenia!

‍

Zobacz wideo:

‍